Abbiamo ampiamente introdotto il ruolo del Temporary CFO. È ora di passare dalla teoria alla pratica.
Come opera effettivamente il Temporary/Fractional CFO
In una sola, breve frase diremmo che il CFO (Temporary, Fractional o Fisso) deve creare un Team efficace.
Difficilmente si possono ottenere risultati, in qualsiasi contesto, senza un gruppo (formato anche soltanto da due persone nelle situazioni più limitate) che funzioni.
Leggendo certi testi attuali ci si imbatte di frequente in neo inventori di acqua calda. Ma non c’è nulla di nuovo sotto il sole. Ci basti citare qui John Donne (1572-1631): nessun uomo è un’isola, completo in se stesso; ogni uomo è una parte del tutto.
Pensare che l’area AFC di un’azienda goda di un’esenzione speciale al riguardo è, ovviamente, ridicolo.
Noi non conosciamo formule standard su come costruire Team di lavoro affiatati e performanti. Crediamo però di sapere che lo “strato” di competenze tecniche specifiche in materia di contabilità e finanza si deve stendere sopra quello, a nostro avviso, ben più spesso delle cosiddette soft skills.
Su tutto però meglio, sotto tutto, riteniamo debba esserci la solidità di un rapporto personale “vero”. Diremmo “umano” se non ci venisse subito in mente a contraddirci il detto “homo homini lupus” (l’uomo è lupo per l’uomo). E sorvoliamo anche sulla pessima reputazione del lupo…
Ma ci siamo ripromessi di essere concreti. Proviamoci dunque.
Gli strumenti del Temporary/Fractional CFO
La cassetta degli attrezzi del CFO è semplice. L’abbiamo già esaminata in passato.
La riepiloghiamo in sintesi per quanto riguarda gli “utensili” che non possono mancarvi:
Aggiungiamo ora uno strumento tanto più importante quando, come nel nostro caso, il CFO proviene dall’esterno e non conosce la storia dell’azienda, il suo vissuto, il “chi fa cosa come quando e con la collaborazione di chi”, per intenderci.
Il quadro delle attività amministrative
No, non è uno scadenzario un po’ più evoluto.
Il quadro delle attività amministrative è invece un prospetto sinottico di tutte le principali attività in carico al settore Amministrazione Finanza e Controllo.
In realtà la tabella schematica a cui facciamo riferimento può essere unica o divisa in ognuna delle tre macro aree sopra citate. Dipende infatti dalle dimensioni dell’azienda e dalla sua organizzazione.
È raro trovarla già esistente nelle imprese, pure in quelle più strutturate.
Considerato dunque che il “nostro” Temporary CFO la dovrà completare, rigorosamente con la collaborazione dei membri della sua squadra, ne abbozziamo un semplice fac-simile compilato con un minimo di esempio.
Noi riteniamo che questo strumento sia in grado di fornire una visione dettagliata delle responsabilità assegnate a ciascun membro del Team. In esso vengono infatti delineate chiaramente le attività specifiche che devono essere svolte insieme ai dettagli su chi è responsabile di eseguirle, quando devono essere completate e con quali eventuali supporti/collaborazioni esterni.
Il quadro dovrebbe dunque fungere da guida operativa garantendo pure una distribuzione equa del carico di lavoro e una chiara comprensione delle aspettative per ogni membro della squadra.
Naturalmente quanto proposto è giusto una base di partenza ampiamente adattabile alle esigenze di ogni singola realtà aziendale.
Per ognuna delle attività indicate nel “quadro” può essere necessaria una procedura o, se vi sembra eccessiva (a nostro avviso però non lo è), un “due righe di istruzioni”. La documentazione ogni caso deve essere archiviata in modo ordinato e di facile accesso agli utenti interessati (cioè sostanzialmente, a tutti).
Il “come si fanno le cose”
Non finiremo mai di ribadire l’importanza, prima che di sapere dove sono le istruzioni, di scrivere (a cura dell’incaricato materiale del compito) “come si fa” quella determinata attività.
Si tratta di una vera operazione di formazione che potremmo definire come l’acquisizione della consapevolezza dell’importanza del lavoro che si svolge.
Noi pensiamo che sia una forma semplicissima e a costo irrisorio di motivazione personale.
Naturalmente il dovere professionale ci impone di dire che il “Manuale delle procedure” rappresenta un pilastro nella strutturazione organizzativa del Team AFC. Esso infatti fornisce linee guida chiare su come svolgere le diverse attività all’interno di ciascuna funzione delineandone i processi operativi e i flussi di lavoro. Inoltre il Temporary CFO utilizza il manuale delle procedure per standardizzare le operazioni garantendo coerenza e qualità nel modo in cui vengono eseguiti vari “task”. Questo strumento è particolarmente utile quando si aggiungono nuovi membri alla squadra o quando si affrontano situazioni complesse oppure “soltanto” impreviste.
Converrete con noi che però questi aspetti “tecnici” sono poca cosa rispetto all’importanza e all’efficacia di aver coinvolto le risorse dell’area nel raggiungimento degli obiettivi del settore.
La sinergia
È importante sottolineare che gli strumenti citati non operano in modo isolato ma sono strettamente integrati per garantire una gestione sinergica del Team. Per esempio il quadro delle attività fornisce la visione dettagliata delle responsabilità quotidiane, lo scadenzario del settore sottolinea le tempistiche critiche e il manuale delle procedure offre invece una guida operativa particolareggiata.
È questa integrazione a contribuire a creare un ambiente di lavoro organizzato in cui ogni membro del gruppo comprende l’importanza del proprio ruolo all’interno delle attività globali dell’AFC.
Il CFO come architetto organizzativo
Ci piace pensare che, in definitiva, il CFO (Temporary, Fractional, Fisso) agisca come un architetto organizzativo utilizzando questi e altri strumenti (non si può spiattellare proprio tutto…) come fondamenta solide per costruire e gestire un Team AFC efficiente, efficace ma, soprattutto coeso. Un gruppo cioè che può crescere e prosperare affrontando le sfide di ogni giorno e quelle più complesse con affiatamento, flessibilità, coerenza e, ci auguriamo, con soddisfazione e forte senso di appartenenza all’azienda.