Gli strumenti del Digital CFO: l’organigramma aziendale e quello del settore AFC

Nel precedente articolo abbiamo parlato di scadenzario delle attività del CFO e dei vari reparti amministrativi (ma non solo amministrativi) aziendali.

Ma sappiamo quali sono i reparti e chi li compone?

E più in generale, sappiamo come è organizzata l’azienda? Quali sono le funzioni in cui è articolata? Chi fa parte di cosa?

Parrebbero domande retoriche ma, purtroppo, in moltissime aziende spesso non lo sono affatto.

Allora per fugare ogni eventuale dubbio affrontiamo il tema dell’articolo cominciando, come avrete già capito, dalle definizioni che costituiscono la partenza teorica più efficace.

Ma prima, al proposito, non possiamo lasciarmi sfuggire questa illuminante definizione di Kurt Lewin: “Non c’è niente di più pratico di una buona teoria.”

E ora possiamo davvero iniziare.

Da Treccani (www.treccani.it)

Organigramma s. m. [comp. di organi(co) e -gramma] (pl. -i).

1. Grafico rappresentante l’articolazione gerarchica e funzionale dei varî organi di un ufficio, servizio o amministrazione; più genericamente, la ripartizione e la distribuzione dei posti, con i relativi compiti, incarichi e gradi di responsabilità, all’interno di un ente o complesso organizzato.

2. Per analogia, la rappresentazione grafica dei sottoinsiemi di un sistema e dei loro reciproci rapporti.

Da Wikipedia (www.wikipedia.org)

L’organigramma è la rappresentazione grafica della struttura di una organizzazione in un dato momento storico.

E ora, più pragmaticamente, tocca a noi.

L’organigramma non è lo schema che deve essere consegnato agli esaminatori in occasione degli audit di qualità ma è uno strumento essenziale per la gestione dell’azienda.

Deve essere mantenuto costantemente aggiornato e facilmente consultabile da tutti.

Per intanto deve essere redatto. Questo però, se per caso ancora non ne avete uno, in rete trovate tutti gli esempi che fanno al caso vostro per superare questo minimo scoglio iniziale.

È da quel momento che comincia il vero lavoro di “manutenzione” che normalmente, nelle aziende più strutturate, spetta al settore Qualità.

Se però non è così e l’organigramma sta prendendo polvere nella bacheca fisica aziendale o in qualche cassetto direzionale (oltre che, peggio e nocivamente, sul sito della società) è il D-CFO che ci deve pensare assumendosene l’incarico, in accordo con i colleghi e il vertice aziendale (ovvio).

La creazione di un nuovo settore, lo sdoppiamento di uno già esistente, la soppressione di un reparto, la nomina di un nuovo responsabile, ….. ogni modifica significativa dell’organizzazione aziendale va:

Infine il nuovo organigramma deve sostituire quello precedente in tutti gli spazi, fisici e virtuali, in cui l’azienda ha deciso di collocarlo.

Naturalmente tutti i precedenti comunicati e organigrammi vanno archiviati ora che, superati dagli eventi, costituiscono la documentazione concreta della storia dell’azienda.

Una volta stabilite le regole di aggiornamento e superato il periodo di rodaggio, vi accorgerete che l’azienda non ne potrà più fare a meno e saranno i vostri colleghi a sollecitare comunicati e aggiornamenti ogni qual volta si decida una modifica di ruoli e funzioni. Perché ogni risorsa dell’azienda deve sapere “chi fa cosa” (del come ce ne occuperemo in una prossima occasione) a partire da se stessa.

Allora sì che, letteralmente, avrete un bel problema o, se preferite, un “happy problem!”.

Adesso, fate un “copia e incolla” di tutto quanto sopra e, con le giuste proporzioni, applicatelo al settore Amministrazione Finanza e Controllo e, meglio, assegnatene la responsabilità a un vostro collaboratore.

Perché delega e autonomia sono i carburanti di ogni organizzazione che funziona.

Dunque, buon organigramma a tutti!

Continua…

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