Gli strumenti del Digital CFO: la check list per la redazione del bilancio
Si parla tanto di riclassificazione di bilancio, di analisi di bilancio, di comparazione dei dati di bilancio con le aziende concorrenti, … Tutte attività molto utili e rilevanti, spesso indispensabili, che presuppongono l’esistenza di un bilancio.
Permetteteci però di ricordare qui per inciso che “le due cose più importanti non compaiono nel bilancio di un’impresa: la sua reputazione e il suo personale.” (Henry Ford).
Ma se il bilancio non c’è e tocca a noi, meglio al Digital CFO, farlo?
“E cosa ci vuole? Basta stampare il “Bilancio contabile” dal programma di contabilità dell’azienda ed è fatta!” sentiamo già obiettare a viva voce.
In realtà non è proprio così e se non si dispone di un itinerario, di una mappa, di una ricetta (usate l’immagine che preferite) può risultare anche molto difficile raggiungere l’obiettivo pertanto tutti i passaggi conseguenti e successivi a cui abbiamo accennato (riclassificazione, analisi, benchmark, …) mancherebbero dell’elemento essenziale.
A noi piace dire che per fare il bilancio contabile di un’azienda serve una check list. Come al solito non diamo nulla per scontato e partiamo, ancora una volta, dal principio.
Da Treccani (www.treccani.it)
Check list
(čék list〉 locuzione inglese (propriamente «lista di controllo»; plurale check-lists), usata in italiano come sostantivo femminile – Nel linguaggio aziendale, lista di voci che occorre controllare e spuntare per verificare che una determinata serie di operazioni sia stata eseguita correttamente.
E ora vediamo cosa intendiamo per “Check list per la redazione del bilancio” (ma se preferite usare il termine “lista di controllo” fate pure, la sostanza non cambia).
La check list (che non è soltanto la spunta: fatto! fatto! fatto!) in realtà è il tragitto, in ordine cronologico, che si deve compiere per arrivare il prima possibile, senza ripetere passaggi e perdere tempo al risultato finale rappresentato dai classici schemi di Stato patrimoniale e Conto economico. Di Rendiconto Finanziario, Nota integrativa e Relazione sulla gestione magari avremo occasione di trattare in altre circostanze.
Insomma, la check list è la sequenza da rispettare per essere certi di non avere dimenticato nulla, cioè, per rendere l’idea, di non essere partiti per la vacanza con la valigia in cui abbiamo scordato di inserire quel nostro rasoio (unisex) introvabile che non ci irrita la pelle o il costume da bagno che, unico, non ci fa sfigurare. È cioè lo strumento che ci dovrebbe impedire di lasciare a casa qualcosa che non troveremo nella località di destinazione.
Ogni azienda deve avere la propria check list che è composta di due parti (non nettamente distinguibili però) essenziali e distinte:
-
le attività comuni alla maggior parte delle società,
-
le attività determinate dalle specificità della nostra società.
Per questo, per essere efficiente ed efficace, la check list per il bilancio necessita di particolare cura ed esperienza nella redazione.
È uno strumento che non si prepara una volta per tutte ma che deve essere tenuto costantemente aggiornato e manutenuto a cura del Digital CFO o dal suo collaboratore appositamente delegato.
La necessità di avere una mappa in linea con i tempi è determinata, tra l’altro, dal cambio delle normative contabili e fiscali oppure dalle modifiche nell’operatività dell’azienda, dall’attivazione di nuove linee di business, dall’adozione di nuovi strumenti gestionali e di molte altre apparentemente trascurabili variazioni.
Si badi bene: trascurabili per molti o quasi tutti, ma non per il Digital CFO.
Come è la nostra check list di bilancio essenziale?
È una tabella (Excel viene sempre comodo in questi casi) con le seguenti colonne minime intestate a:
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numero dell’attività (può sempre essere utile riordinare i punti),
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descrizione dell’attività (eventualmente con un’ulteriore distinzione tra “macro” e “dettagli”),
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area tematica di riferimento (per esempio: IVA, Clienti, Fornitori, Banche, …),
-
priorità (1, 2 o 3),
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responsabile dell’attività,
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scadenza dell’attività,
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data di esecuzione dell’attività (il fatidico: fatto!)
-
note (che, ormai sapete, non devono mancare mai).
Un esempio?
Per una PMI senza specificità particolari la check list dovrebbe comprendere circa una settantina di righe (attività, item o come piace a voi chiamarle).
Nel periodo di redazione del bilancio, per intenderci indicativamente dal 1° gennaio al 30 aprile (o 30 giugno) di ogni anno (ma quello del calendario di bilancio è un altro variegato e interessantissimo argomento che varrebbe la pena di trattare in un articolo a se stante), il Digital CFO esamina e aggiorna la check list con i propri collaboratori almeno una volta alla settimana. La frequenza aumenta a mano a mano che ci si avvicina alla “dead line”.
Allora, fatto?
Continua…