Il Digital CFO deve avere sotto controllo tutta l’area di propria competenza ma deve anche dare evidenza ai propri superiori (oltre che a vari stakeholders aziendali) di importanti informazioni.
Parliamo di reportistica.
Partiamo come al solito dalle definizioni.
Da Treccani (www.treccani.it)
Report
〈ripòort〉 sostantivo inglese [propriamente «prospetto, rapporto», dal verbo (to) report «riportare, riferire»] (plurale reports 〈ripòorts〉), usato in italiano al maschile (e comunemente pronunciato 〈rèport〉).
– In informatica, prospetto riepilogativo di una raccolta di dati disposti in colonna, ottenuto con il calcolatore.
Stakeholder
Tutti i soggetti, individui od organizzazioni, attivamente coinvolti in un’iniziativa economica (progetto, azienda), il cui interesse è negativamente o positivamente influenzato dal risultato dell’esecuzione, o dall’andamento, dell’iniziativa e la cui azione o reazione a sua volta influenza le fasi o il completamento di un progetto o il destino di un’organizzazione.
O, più semplicemente, ciascuno dei soggetti direttamente o indirettamente coinvolti in un progetto o nell’attività di un’azienda.
E ora affrontiamo il tema.
Possiamo dividere nettamente la reportistica in due categorie in base ai destinatari:
Al Digital CFO, dai suoi collaboratori;
Agli Stakeholder:
interni all’azienda
esterni all’azienda
dal Digital CFO.
Nel presente articolo escludiamo da questa classificazione il bilancio, il budget e il business plan.
Reportistica redatta dai collaboratori del Digital CFO
I report redatti dal personale che collabora con il Digital CFO possono esaurire la propria diffusione all’interno del settore o dei settori di appartenenza e neppure giungere al Digital CFO stesso. Noi riteniamo però che un’occhiata a questa tipologia di prospetti il Digital CFO non farebbe male a darla per almeno due motivazioni molto pratiche:
è un modo per avere sempre un contatto con la base dei fenomeni aziendali che vengono trattati in Amministrazione (in senso molto lato). Una sorta cioè di “passeggiata” in sala macchine.
La supervisione anche delle attività elementari consente di mantenere efficienti pure i processi apparentemente più banali. Infatti il tempo di ogni risorsa aziendale è importantissimo (e costoso) e non deve (non dovrebbe) essere sprecato.
Ma oltre a questo reciproco e continuo “allenamento” del Digital CFO e dei suoi collaboratori c’è un secondo livello, più ufficiale, di confronto tra gli stessi: la reportistica che i vari responsabili di settore devono fornire sistematicamente al proprio team leader (ciò che in fondo dovrebbe essere ogni “chief”) e che in moltissimi casi finirà sulle scrivanie reali o virtuali di stakeholder aziendali e non.
Per esemplificare il concetto affidiamoci alla solita, utilissima, tabella Excel che ci consente di avere sott’occhio in un colpo solo il quadro della situazione.
Le informazioni indispensabili sono le seguenti:
Codice report
Settore AFC
Responsabile report
Titolo report
Formato del report
Obiettivo del report
Periodicità di redazione
Scadenza
Modalità di invio / di consultazione
Fac-simile report (da allegare)
Note
Ecco qualche esempio di questa tipologia di report (che non tiene conto delle peculiarità di business e organizzative di ogni singola azienda):
Riepilogo liquidazione IVA periodica (Amministrazione)
Numero fatture emesse / Numero fatture ricevute (Amministrazione)
Riepilogo fatturato mensile e progressivo (Amministrazione)
Report crediti (scaduti e a scadere) (Finanza)
Analisi della clientela (Finanza)
Condizioni e tassi bancari (Finanza)
Riepilogo ordini di vendita (Controllo)
Riepilogo ordini di acquisto (Acquisti)
Riepilogo giacenze di magazzino (Magazzino)
Numero dipendenti (HR)
Composizione organico (HR)
…
Reportistica redatta dal Digital CFO
Tutto quanto detto a proposito dei report interni all’area AFC può essere applicato per estensione alla rendicontazione che i vari stakeholder aziendali si aspettano di ricevere dal Digital CFO.
Anche lui ha la propria tabella di riferimento dei report da produrre, sostanzialmente uguale a quella dei suo collaboratori, predisposta con le seguenti informazioni minime:
Codice report
Area aziendale
Responsabile report
Titolo report
Formato del report
Obiettivo del report
Periodicità di redazione
Scadenza
Destinatari del report
Modalità di invio / di consultazione
Fac-simile report
Note
E questi possono essere alcuni dei report forniti con l’indicazione, tra parentesi, dei destinatari:
Riepilogo fatturato mensile (Amministratore Delegato, Comitato di direzione)
Riepilogo mensile acquisti (Amministratore Delegato, Comitato di direzione)
Report mensile sulla situazione dei crediti (Amministratore Delegato, Comitato di direzione)
Conto economico (o bilancio) periodico infrannuale (Amministratore Delegato, Comitato di direzione, Banche e istituti finanziari)
Portafoglio ordini periodico (Amministratore Delegato, Comitato di direzione, Banche e istituti finanziari)
Report sulla situazione finanziaria mensile (Amministratore Delegato, Comitato di direzione)
Analisi ABC sulla clientela (Amministratore Delegato, Comitato di direzione)
Analisi ABC sui fornitori (Amministratore Delegato, Comitato di direzione)
Report periodico sull’organico (Amministratore Delegato, Comitato di direzione, Sindacati)
...
Come vedete, nel mondo dei Big data e degli strumenti per raccoglierli, gestirli e analizzarli non c’è che lasciare spazio alla fantasia.
Vero che vi è venuta voglia di fare l’inventario di tutti i report esistenti nella vostra azienda e magari di approfittarne per fare un po’ di ordine?
Tranquilli però. Come scrive il poeta William Stanley Merwin Avevo bisogno dei miei errori nel loro proprio ordine per portarmi qui.
Continua…