• Carlo Carlotto

Gli strumenti del Digital CFO: il manuale delle procedure dell’area AFC

Se la nostra azienda è certificata ISO 9001 (come ormai la quasi totalità delle aziende lo è) siamo abituati a parlare di procedure. Ma anche nell’area AFC, dato che le norme ISO trascurano il settore? Infatti, scopo primario dell’ISO 9001 è il perseguimento della soddisfazione dei clienti in merito ai prodotti e ai servizi forniti e il miglioramento continuo delle prestazioni aziendali.


Per noi l’amministrazione in senso lato (dunque anche il settore degli acquisti e del personale, per esempio) è parte integrante ed essenziale del processo produttivo aziendale e deve essere in linea con il resto dei reparti “core”. Diversamente il rischio che si corre nel non seguire le migliori prassi in vigore è di zavorrare l’azienda impedendole di soddisfare i clienti sotto i profili del prodotto/servizio fornito e del relativo prezzo: in una parola, di non essere competitiva sul mercato.

Per fare un esempio terra terra ma, crediamo, efficace e di attualità pensiamo ai meccanici che devono sostituire gli pneumatici di una monoposto di F1 durante i pit stop. L’inadeguatezza del team dedicato (l’amministrazione) può determinare la sconfitta della scuderia a prescindere dalla potenza del motore e dalla bravura del pilota.


Mentre è facile trovare in rete procedure per come impostare il ciclo delle vendite, la gestione del magazzino o gli acquisti lo è decisamente meno per quelle che riguardano l’area AFC che sono soltanto sfiorate dai processi citati.


Come al solito, prima di proseguire, lasciamo la parola alle definizioni che ci consentono di entrare immediatamente e in profondità nell’argomento.


Da Treccani (www.treccani.it)

Procedura. f. [dal francese procédure, derivato di procéder «procedere»].

1.

a. (…) Modo di procedere, cioè di operare o di comportarsi in determinate circostanze o per ottenere un certo risultato (sinonimo in taluni casi di procedimento, in altri di prassi).

b. Insieme di norme, formalità, usi e consuetudini che regolano la pratica di un’amministrazione o lo svolgimento dei compiti e delle attività dei diversi organi della vita pubblica e politica.

(…)

3.

Sequenza ordinata di operazioni da eseguire per raggiungere un determinato scopo, specialmente in un contesto tecnico o informatico.


Procèsso s. m.

1. (…)

b. Con significato attuale, ogni successione di fenomeni che presenti una certa unità o si svolga in modo omogeneo e regolare, e in genere ogni aspetto della realtà in quanto sia l’espressione di un divenire.

(…)

2.

a. Modo di procedere, metodo seguito per raggiungere un determinato scopo.

(…)


Procedure e processi sono dunque sostanzialmente sinonimi.

Al di là degli aspetti lessicali (comunque importanti) ciò che rileva però è che in azienda siano descritti, tenuti aggiornati e messi a disposizione con facilità a tutti gli interessati. Non a caso sono le stesse indicazioni che abbiamo dato trattando dell’organigramma (a cui rimandiamo) dunque siamo già abituati e non ci costerà troppa fatica applicarle. Vero?


Tutti i processi amministrativi dovrebbero essere formalizzati ma, se ci si vuole limitare ai principali, consideriamo almeno i seguenti:

  • Contabilizzazione fatture emesse

  • Verifica fatture ricevute

  • Pagamento fatture fornitori (compreso professionisti, agenti, amministratori)

  • Incasso fatture clienti

  • Gestione cespiti

  • Contabilizzazione costi del personale (cedolini, rimborsi spese, formazione,…)

  • Adempimenti periodici (IVA, tributi vari)

  • Redazione e conservazione dei libri contabili obbligatori (libro giornale, libro mastro, libro degli inventari, …)

  • Tenuta dei libri sociali


E ora non ci resta che scriverli. Buon lavoro!


Continua…



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