Le parole sono importanti
“Chi parla male, pensa male e vive male. Bisogna trovare le parole giuste: le parole sono importanti!”. Conosciamo tutti queste frasi pronunciate dal protagonista del film “Palombella Rossa” di Nanni Moretti.
Anche i termini che si utilizzano in azienda sono importanti.
È (sarebbe) bene sapere a cosa univocamente ci si riferisce quando si usa un termine nell’ambito di un’impresa. È (sarebbe) opportuno che tutti parlassero lo stesso linguaggio.
Purtroppo, anche se pare strano, spesso non è così.
Per esempio “il fatturato” non è “i ricavi” e neppure “gli incassi” (ma di questo avremo modo di parlare in un’altra occasione).
E andando un po’ più, se non “nel difficile”, nel meno usuale, la previsione dei ricavi non è il portafoglio ordini. Vediamo dunque il perché.
All’inizio c’è il budget
Un’azienda che intenda considerarsi organizzata e moderna non può prescindere dall’operare utilizzando quel fondamentale strumento/processo che si chiama budget.
E ogni budget che si rispetti dovrebbe partire dalla redazione del budget commerciale. Ne abbiamo già parlato in un articolo dedicato.
Il budget commerciale è la prima fondamentale componente del budget economico e ha lo scopo di fare una stima dei ricavi e dei costi direttamente imputabili alla vendita dei prodotti/servizi sul mercato.
È un processo dinamico che coinvolge i diversi responsabili di funzione in azienda (direzione, commerciale, agenti, marketing, vendite, acquisti etc.)
Per poter determinare un budget commerciale si parte innanzitutto dall’identificazione di alcuni fattori, come:
le informazioni storiche e i trend di vendita su prodotti e clienti;
la domanda di mercato;
gli obiettivi commerciali.
È in funzione di queste componenti che si programmano i volumi e le modalità di vendita.
Il processo di formazione del budget commerciale si sviluppa attraverso le seguenti fasi:
costruzione del Budget delle vendite (BV)
definizione dei Costi commerciali (CC)
costruzione del Budget commerciale (BC = BV + CC)
Il portafoglio ordini
Potrebbe venire spontaneo semplificare sostenendo che la previsione dei ricavi è facile perché coincide con il portafoglio ordini!
Ma la legge di Grossman ci ammonisce: “I problemi più complessi hanno soluzioni semplici, facili da comprendere e sbagliate.” Arthur Bloch ne “La legge di Murphy” è impietoso.
E in questo caso ha ragione.
Il Dizionario di Economia e Finanza Treccani, incidentalmente afferma che il portafoglio ordini, è l’insieme degli ordini della clientela di un’azienda di produzione in attesa di esecuzione.
Il portafoglio ordini rappresenta un aspetto vitale per qualsiasi impresa. È infatti l’insieme delle commesse o degli ordini che sono stati confermati dai clienti e che sono pronti per essere soddisfatti. Considerarlo però un indicatore esaustivo dei futuri ricavi può essere ingannevole.
Ecco perché.
L’inganno del portafoglio ordini
Non tutti gli ordini si traducono nei ricavi previsti nei tempi stabiliti. Sulla strada della trasformazione delle intenzioni in realtà infatti si possono incontrare degli ostacoli o dei diversivi. Per esempio.
Variazioni nei tempi di consegna. Modifiche nei tempi di produzione, problemi logistici o altre interruzioni possono ritardare la consegna influenzando così il momento in cui i ricavi effettivi verranno generati.
Annullamenti degli ordini. Nel corso del tempo gli ordini possono essere annullati, del tutto o, più auspicabilmente, soltanto in parte dai clienti. I motivi possono essere i più vari e imprevedibili. Ci limitiamo a indicare i cambiamenti nelle esigenze o i problemi finanziari del committente. Ovviamente ciò può portare a una riduzione del fatturato rispetto a quello che il portafoglio ordini inizialmente avrebbe suggerito.
Variazioni nei prezzi. I prezzi concordati con i clienti possono subire modifiche a seguito di negoziazioni o cambiamenti nelle condizioni di mercato. Queste variazioni, sia negative che (per fortuna) positive possono influire direttamente sul valore dei ricavi derivanti dagli ordini.
La previsione dei ricavi: segni caratteristici
Riportiamo ora di seguito in modo molto schematico gli elementi salienti della previsione dei ricavi in una sorta di scheda segnaletica essenziale degli stessi.
Previsione dei ricavi aka (also known as) Revenues budget.
Riguarda i ricavi che si prevede di realizzare in un periodo di tempo futuro (di norma l’esercizio).
Ha valore previsionale. Si basa sull’analisi delle tendenze storiche, delle variabili di mercato e delle azioni interne ed esterne che possono influenzare i ricavi.
È composta da dati in parte analitici e certi e altri sommariamente stimati.
Si basa anche sul Portafoglio ordini.
Riguarda ogni tipo di azienda.
È una fase essenziale e preliminare del processo di redazione del budget.
Tendenzialmente statica: soggetta a revisione in funzione dell'eventuale revisione del budget.
Redatta dall'Area commerciale e/o dal CEO.
Portafoglio ordini: segni caratteristici
Ecco invece i segni distintivi del portafoglio ordini.
Portafoglio ordini aka (also known as) Order book or Backlog order.
Riguarda i soli ordini di vendita effettivamente acquisiti e non ancora evasi.
Ha valore certo. Rappresenta gli ordini che sono stati confermati dai clienti e che sono pronti per essere soddisfatti.
Composto da dati analitici: contiene tutti i dati relativi al cliente, al prodotto/servizio, al prezzo, alle date di consegna.
È un “di cui” della Previsione dei ricavi.
È uno strumento di gestione e pianificazione produttiva inserito nel Ciclo attivo.
Dinamico per definizione: si alimenta con i nuovi ordini acquisiti, si decrementa per i prodotti/servizi consegnati.
Molto rilevante nelle aziende che operano su commessa.
Redatto dall’Area commerciale in collaborazione con il Controllo di gestione.
Ambito di diffusione: consegnato ai principali stakeholders esterni (finanziatori, banche, …).
Ci auguriamo che ora sia più chiaro perché la previsione dei ricavi non è il portafoglio ordini e che entrambi sono strumenti indispensabili in ogni tipo di azienda.