In un precedente articolo abbiamo scritto di come il volume eccessivo di rimanenze di materiali possa essere generato da diversi fattori tra cui, per esempio:
inefficienze nei processi di approvvigionamento,
gestioni del magazzino non organizzate,
previsioni errate della domanda,
cambiamenti nei modelli di acquisto dei clienti,
…
Qui proveremo a dire qualcosa circa questa problematica relativamente alle aziende di servizi che operano su commessa.
Gli acquisti per le aziende di servizi che operano su commessa
Per le aziende di servizi che operano su commessa la verifica della richiesta di acquisto riveste un’importanza particolare poiché il processo di approvvigionamento dei materiali è strettamente legato alle specifiche dei singoli ordini dei clienti.
Ma anche questo tipo di imprese, anche se il termine “commessa” può far pensare a “unicità”, utilizzano grandi quantità di beni “ripetitivi”. Pertanto il problema dell’eccesso di scorte è potenzialmente addirittura maggiore perché riguarda i cd. “beni a scorta” e quelli “su commessa”.
Il processo di acquisto ricalca quanto già abbiamo visto e cioè si articola nei seguenti passaggi:
Verifica della richiesta
Verifica della disponibilità di budget
Analisi delle scorte disponibili. Come già detto è la fase più critica e, allo stesso tempo, strategica. La approfondiremo tra un attimo.
Identificazione dei fornitori
Richiesta di preventivi
Valutazione delle offerte
Selezione del fornitore
Emissione dell’ordine di acquisto
Tracciamento e monitoraggio dell’ordine
Ricezione e controllo dei materiali. Questo step può essere delicato se il materiale viene fatto consegnare presso il sito di installazione (ci riferiamo ovviamente alle aziende che effettuano servizi).
Registrazione e archiviazione dei documenti
I materiali recuperati da altre commesse
Il tema è già stato accennato in precedenza esaminandolo, sommariamente, dalla prospettiva del project manager.
Visto ora con gli occhi del direttore acquisti, che ha di norma l’obiettivo della minimizzazione delle scorte, assume valenza anche sotto i profili dell’immobilizzazione del capitale e dell’impostazione della gestione del magazzino.
Ci si pongono almeno le seguenti domande a cui si dovrebbe rispondere anche con la determinante collaborazione del settore produttivo (il già citato project manager) e di quello commerciale (l’account del progetto):
il bene è da considerarsi nuovo oppure usato? La distinzione impatta teoricamente sia sulla valutazione economica che sugli aspetti gestionali legati alla classificazione anagrafica e alla movimentazione sul sistema informatico;
sotto il profilo tecnico il materiale è ancora idoneo a essere utilizzato? Le implicazioni riguardano anche gli eventuali aspetti legati alla manutenzione e alle condizioni contrattuali di garanzia (nei confronti sia del fornitore che del cliente).
È evidente come il tema sia delicato e non capita di rado di chiedersi se non sia invece prudenzialmente meglio spesare subito il costo del bene ed estrometterlo tout court dal “processo produttivo” oppure farlo scivolare nella gestione dei pezzi di ricambio.
Ovviamente ogni azienda deciderà come ritiene sia opportuno agire. Ancora una volta non esiste una risposta oggettiva e univoca ma prevale il “dipende”. E a questo proposito ci pare ghiotta l’occasione per una citazione: la sventura che si abbatte su di noi ci scava o ci scolpisce, dipende dalla nostra sostanza (Tudor Vasiliu).
I ricambi
Approfittiamo dei materiali recuperati per sfiorare l’argomento dei ricambi. Per le aziende di servizi che operano su commessa essi svolgono un ruolo importante allo scopo di garantire un servizio efficiente al cliente. Infatti, nell’ottica di fornire prestazioni personalizzate per soddisfare le esigenze specifiche dei clienti stessi, spesso è necessario avere a disposizione i ricambi necessari per mantenere in funzione attrezzature e impianti installati.
Le ragioni possono essere varie. Eccone alcune:
Manutenzione e riparazione. Le attrezzature e i macchinari utilizzati nei servizi su commessa possono quasi certamente usurarsi nel corso del tempo o possono guastarsi (Se qualcosa può andar male, lo farà. Legge di Murphy). I ricambi sono essenziali per la manutenzione programmata e la riparazione rapida delle apparecchiature.
Personalizzazione dei servizi. Talvolta i committenti richiedono modifiche o personalizzazioni specifiche ai servizi offerti. I ricambi possono essere necessari per adattare o migliorare le attrezzature esistenti in modo da soddisfare queste esigenze. Ciò può avvenire attraverso l’installazione di nuove parti o l’aggiornamento di componenti esistenti.
Gestione degli imprevisti. Nel caso di guasti improvvisi o emergenze durante la fornitura dei servizi su commessa, avere ricambi disponibili può ridurre i tempi di fermo e consentire all’impresa di intervenire rapidamente. È un elemento importantissimo nella relazione di fiducia cliente-fornitore e contribuisce a creare/mantenere la reputazione aziendale.
Efficienza operativa. Disporre di un inventario di ricambi adeguato consente all’impresa di gestire in modo efficiente il ciclo di vita delle attrezzature e degli impianti. Questo significa ridurre i tempi di inattività dovuti a guasti, migliorare la produttività e ottimizzare i processi di lavoro complessivi.
Controllo dei costi. Gestire un inventario di ricambi comporta sicuramente costi aggiuntivi (comunque marginali) che vanno considerati in realtà investimenti con previsti ritorni economici nel futuro sotto forma di minori oneri. Consente infatti di evitare tempi di inattività prolungati e può essere più conveniente rispetto alla riparazione o, peggio, alla sostituzione completa del “pezzo” danneggiato.
E non vorremo mica dimenticarci dell’economia circolare?