Le rimanenze di magazzino costituiscono una delle principali voci di bilancio di buona parte delle aziende che producono, commercializzano oppure operano su commessa.
Ne sono dunque, inevitabilmente, una criticità non foss’altro perché devono essere adeguatamente valutate.
In realtà però, innanzitutto devono essere gestite.
Esse rappresentano una sfida significativa per le imprese.
Se sono insufficienti possono influire negativamente sulle capacità produttive dell’azienda. Non è di questo però che intendiamo occuparci qui ma delle situazioni in cui le rimanenze superano invece il livello ottimale (bel problema stabilire quale sia) e, di conseguenza, l’impresa si trova a fronteggiare costi determinati dall’immobilizzazione del capitale.
Giacenze eccessive: identificare il motivo
I materiali possono accumularsi per una varietà di motivi.
Per esempio:
per inefficienze nei processi di approvvigionamento,
per gestioni del magazzino non organizzate,
per previsioni errate della domanda,
per cambiamenti nei modelli di acquisto dei clienti,
…
Per poter affrontare il problema in modo efficace è essenziale identificare le cause specifiche.
Parafrasando numerosi titoli di libri e non solo: è facile trovare la soluzione se si sa come e dove cercarla.
Ma ci piace di più esprimere il concetto con le (pochissime) parole di Alessandro Morandotti: è facile fare domande difficili. Difficile è dare risposte facili.
Come spesso accade infatti, identificare il punto di partenza può rivelarsi l’aspetto più complicato del problema e, talvolta, addirittura rappresenta il vero problema stesso.
Il processo di approvvigionamento in generale
Pensiamo sia necessario fare giusto un cenno all’MRP (Material Requirements Planning -Pianificazione dei Requisiti di Materiale) prima di affrontare in concreto il processo di approvvigionamento.
Esso aiuta le aziende a pianificare e gestire in modo efficiente l’inventario dei materiali garantendo che siano disponibili quelli giusti, nel momento giusto e nelle quantità necessarie per soddisfare la domanda dei clienti e supportare la produzione.
È particolarmente adatto per le aziende che operano nel settore manifatturiero e che producono beni fisici ma può essere utilizzato con successo in una varietà di contesti aziendali purché vi sia una domanda prevedibile di materiali e una catena di approvvigionamento relativamente complessa. Per esempio nelle imprese:
a produzione discreta (automobili, elettronica, mobili, macchinari, …),
che producono per commessa,
a produzione in serie,
che operano in settori ad alto tasso di rotazione degli stock,
con catene di approvvigionamento complesse.
Gli acquisti in dettaglio
Cosa succede quando l’ufficio aziendale preposto (Acquisti, Approvvigionamento, Procurement, ….) riceve una richiesta di acquisto?
La prima operazione consiste nel verificare la richiesta stessa per assicurarsi che contenga tutte le informazioni necessarie. E sicuramente:
la descrizione dettagliata dei materiali,
le quantità degli stessi,
le specifiche tecniche,
le tempistiche di consegna,
l’approvazione del responsabile,
…
Contemporaneamente occorre verificare la disponibilità di budget. Si tratta cioè di controllare se la richiesta rientra nelle disponibilità pianificate. Dovrebbe essere così dato che un responsabile aziendale l’ha effettuata ma, come sappiamo, non si deve mai dare per scontato nulla. Ovviamente, per semplicità, tralasciamo qui di approfondire il caso in cui il budget non sia capiente.
Il passo successivo, quello che riteniamo critico dell’intero processo, è l’analisi delle scorte disponibili. Se i materiali sono già presenti potrebbe non essere necessario effettuare un nuovo ordine a meno che non si preveda una futura domanda che esaurirà le scorte esistenti. Infatti, considerato che le aziende organizzate stabiliscono livelli minimi e massimi di giacenze per garantire che siano disponibili abbastanza materiali per soddisfare la domanda senza eccessi o carenze, è necessario verificare se la richiesta in esame supera o soddisfa i livelli stabiliti.
Compiuta questa attività, nella modalità più o meno automatica prevista dall’impresa, gli step successivi (importantissimi ma non rilevanti ai fini del nostro tema) sono in sintesi i seguenti:
Identificazione dei fornitori: tramite l’albo interno, una ricerca sul mercato, il contatto diretto con soggetti con cui già si intrattengono relazioni, …
Richiesta di preventivi (RFQ).
Valutazione delle offerte: si tratta per esempio di analizzare la qualità dei materiali offerti, comparare i prezzi, le condizioni di pagamento e i tempi di consegna, …
Selezione del fornitore.
Emissione dell’ordine di acquisto.
Tracciamento e monitoraggio dell’ordine.
Ricezione e controllo dei materiali: di norma spetta al magazzino che può dipendere o meno dall’ufficio acquisti. L’attività consiste solitamente nella verifica della conformità del materiale con quanto ordinato (qualità e qualità) e dell’integrità fisica di ciò che si è ricevuto.
Registrazione e archiviazione dei documenti.
L’analisi delle scorte: un minimo di approfondimento
Ai fini dell’argomento di questo articolo abbiamo già affermato quanto l’analisi delle scorte sia un punto critico e determinante per evitare la lievitazione delle giacenze di magazzino.
Aggiungiamo che l’ufficio acquisti dovrebbe sempre considerare la velocità con cui vengono utilizzati i materiali e cioè la rotazione delle scorte. Infatti se i beni richiesti hanno una bassa movimentazione e quindi rimangono in magazzino per lungo tempo, potrebbe essere necessario ridurre le quantità ordinate per evitare l’immobilizzo di capitali e il rischio di obsolescenza. Perché, come si è detto sopra, nel tempo possono cambiare, tra l’altro, le esigenze e i modelli di acquisto dei clienti.
Inoltre è molto importante riuscire a effettuare una previsione della domanda futura.
Questa attività strategica presuppone un buon livello organizzativo e l’adozione di procedure efficienti oltre che, ed è basilare, una stretta collaborazione con gli altri reparti aziendali (nessuno escluso: commerciale, produzione, amministrazione, qualità, …). In sintesi, è importante che in azienda si sviluppi una comunicazione efficace e continua tra i settori. Questo però ci pare di averlo già ripetutamente scritto in precedenza, per esempio in tema di contabilità di commessa.
A questo proposito anticipiamo che la continuazione del contributo sul tema della consistenza delle rimanenze di magazzino riguarderà proprio le aziende di servizi che operano su commessa.