La contabilità per commessa (V)
La scheda di commessa è fondamentale nel controllo di gestione.
Però non esiste più.
Come non esistono più i conti di contabilità (i “mastrini”) e un sacco di altri documenti che hanno fatto la storia dell’amministrazione e che ancora ne costituiscono i muri portanti.
Semplicemente non sono più (da anni ormai) in formato cartaceo ma hanno assunto fattezze digitali. Mantengono però ancora i nomi con cui sono stati battezzati in altre epoche e che, in alcuni casi fanno un po’ di tenerezza.
Scrivendolo ci viene in mente la postilla finale de “Il nome della rosa” di Umberto Eco: “Stat rosa pristina nomine, nomina nuda tenemus” (“la rosa primigenia esiste solo nel nome, possediamo soltanto nudi nomi”).
Cosa si intende per scheda
Allora, partiamo come al solito dalla definizione (www.treccani.it) per affrontare l’argomento.
schèda sostantivo femminile [dal latino scheda, greco tardo σχέδη]
1. Rettangolo di carta o di cartoncino di dimensioni varie, in bianco o con diciture a stampa, usato per trascrivere dati e annotazioni che possano essere poi raccolte e disposte secondo un determinato ordine (generalmente alfabetico), in modo da renderne pronta e agevole la consultazione.
Nessuna delle altre accezioni contempla riferimenti contabili tranne, minimamente però, la seguente:
5. Nel linguaggio economico, scheda (o lista) di domanda e scheda (o lista) d’offerta, le varie quantità di un bene rispettivamente domandate o offerte ai vari prezzi da un individuo o da una collettività.
In ogni caso quando si dice scheda ci si riferisce a un oggetto cartaceo.
La “nostra” scheda di commessa sarebbe invece destinata a rimanere sul display del computer, del tablet o dello smartphone se non la si dovesse mettere su carta, stampandola, a fini fiscali.
Gli obiettivi della scheda di commessa
Nel mondo dei software gestionali la scheda di commessa viene spesso interpretata e strutturata come un contenitore di informazioni. Lo scopo infatti è quello di raccogliere (idealmente) tutti i dati relativi alla commessa, da quelli anagrafici prevalentemente statici a quelli operativi ed economici invece molto dinamici.
L’obiettivo principale della scheda è fornire una visione chiara delle informazioni relative alla commessa stessa consentendo una gestione efficiente delle risorse e dei tempi. Nel dettaglio essa è necessaria almeno per i seguenti fini.
Tracciamento delle attività allo scopo della loro pianificazione e organizzazione oltre che di archivio storico delle stesse.
Assegnazione delle risorse a preventivo e costante verifica nel “durante” oltre che, naturalmente, a consuntivo.
Monitoraggio dei tempi di esecuzione e rispetto delle scadenze.
Controllo dei costi, dei ricavi e della fatturazione.
Comunicazione e collaborazione tra project manager, membri del team e stakeholder del progetto (cliente compreso, in alcuni casi).
Cosa contiene la scheda di commessa
Come abbiamo già avuto modo di dire a proposito dell’anagrafica, ogni azienda ha proprie specificità ed esigenze per cui nel “contenitore commessa” può finire di tutto.
Ai fini della gestione economica svolta dal project manager in auspicabile e stretta collaborazione con il controller non dovrebbero però mancare le seguenti informazioni dinamiche.
Costi
Costi del personale (stipendi e rimborsi spese)
Costi per prestazioni di servizi esterni (compresi i noleggi di strumentazione)
Costi di materiale (specifico per la commessa, di consumo generico)
Costi delle attrezzature impiegate
Costi vari (è imprevedibile tutto ciò che può servire per eseguire un progetto!)
Ricavi
Corrispettivi in fase di maturazione (necessari alla contabilità di magazzino relativamente alla voce “lavori in corso”)
Corrispettivi maturati
Fatturazione
Fatture emesse (e se il sistema informatico aziendale è molto articolato anche l’informazione sul loro effettivo incasso. Ne riparleremo).
Non sono solo titoli
Le voci sopra riportate non si esauriscono nel loro “titolo” ma devono essere necessariamente sviluppate addentrandoci ancora più in profondità nell’”universo commessa”.
È ciò che abbiamo intenzione di fare nei prossimi articoli.