I report di commessa

La contabilità per commessa (XIV)

Abbiamo già trattato di anagrafiche, di schede, di progettazione di contabilità e di voci (di costo e di ricavo) da considerare, di fatturazione e infine di budget.  Ma il viaggio nel mondo della commessa non è ancora terminato.

Report e kpi di commessa: cosa sono?

Dei report in ambito Finance abbiamo già avuto modo di parlare un po’ di tempo fa e a quei contenuti vi rimandiamo.

E anche sui kpi abbiamo avuto modo di fare qualche considerazione.

Qui ci limitiamo a riportarne la definizione (fonte Wikipedia).

In economia aziendale un indicatore chiave di prestazione (ICP), detto anche indicatore essenziale di prestazione (IEP) (in inglese key performance indicator o KPI) è un indice dell'andamento di un processo aziendale.

Approfondiremo dunque ora entrambi i temi relativamente alla contabilità di commessa.

Precisiamo subito che la reportistica di commessa è una parte integrante del controllo di gestione. Essa si concentra sulla pianificazione, sull’analisi e sul monitoraggio delle attività operative. Attraverso l’elaborazione e l’analisi di report accurati si possono identificare tendenze, prevedere risultati futuri e prendere dunque decisioni basate su dati concreti. 

Questo è uno dei campi di elezione del business analyst. 

Quali report di commessa

Oltre gli aspetti prettamente tecnici (che non sono oggetto di questo documento) i report di commessa dovrebbero fornire una panoramica dettagliata degli elementi economici e finanziari della stessa. Ci riferiamo principalmente a informazioni essenziali come i costi sostenuti, i ricavi generati, le fatturazioni effettuate, i pagamenti eseguiti, gli incassi ricevuti.

Anche le moderne ed evolute applicazioni di Business Intelligence tendono a tenere separati gli aspetti economici da quelli finanziari. Ciò perché costi e ricavi sono grandezze “statiche” rispetto alla fluidità di uscite ed entrate.

Avremo pertanto il conto economico di commessa, segmentabile per data e distinto tra valori di budget e a consuntivo (con relative percentuali di incidenza e scostamenti). Questo report esaurisce da solo la quasi totalità delle informazioni di cui necessita il controller.

Se poi l’applicazione informatica di cui si dispone consente il drill down dei dati, cioè la loro “esplosione” fin nel minimo dettaglio rilevato, in molti casi non c’è bisogno d’altro.

Sempre in relazione al tipo di software, le schede economiche di ogni singola commessa (o wbs come si definisce in alternativa) possono essere raggruppate e sommate per elementi omogenei. Ciò può avvenire, per esempio, per tipo di lavoro, per cliente o per gerarchie nell’ambito del progetto (commessa padre/madre, commesse figli).

Si è già accennato al budget di cassa di commessa. In sede consuntiva (durante l’esecuzione del progetto o al suo termine) le medesime informazioni devono poter essere disponibili per l’analisi. Questo report è il principale sotto il profilo finanziario.

Con la Business Intelligence può essere possibile conoscere in tempo reale il saldo di cassa (entrate meno uscite), le fatture emesse incassate e quelle ancora da incassare e le stesse informazioni relative alle fatture ricevute.

In tempi di tassi bancari nominali che non hanno più il segno meno davanti, l’attenzione al ciclo finanziario della commessa è indispensabile.

Periodicità dei report

I risultati economici e finanziari della commessa devono poter esser disponibili e consultabili in ogni momento.

Naturalmente il controller farebbe bene a redigere con sistematicità (idealmente mensile, come minimo trimestrale) un documento di analisi complessiva delle commesse.

Una considerazione a sé la merita il conto economico finale della commessa, quello che sancisce il risultato della stessa mettendolo oggettivamente a confronto con la previsione. Detto in maniera molto sintetica, il documento consente di individuare gli errori fatti (magari semplicemente in fase di emissione del preventivo) indicando processi e strumenti diversi o migliori da utilizzare in futuro.

Tecnicamente questa attività è più specificamente definita variance analysis.

Quali kpi di commessa

Ci limitiamo qui a considerare soltanto i kpi che dovrebbero essere in grado di valutare se una commessa può dirsi “riuscita”. Pensiamo cioè a quelli di tipo economico-finanziario-gestionale.

Innanzitutto si tratta delle incidenze percentuali delle macro voci di commessa sul totale. Su tutti i seguenti:

e, naturalmente, il margine.

Essi consentono di comparare progetti di tipo ed entità diversi. Svolgono cioè una funzione simile a quella dell’Ebitda nel paragonare l’efficienza economica di aziende operanti nello stesso o in settori differenti. 

Lo scostamento percentuale tra budget e consuntivo può rilevare l’accuratezza dei preventivi, dunque l’abilità del reparto tecnico-commerciale nel redigere le offerte.

La durata del progetto o, meglio, la durata media dei progetti, distinti per tipologia, apre lo spazio a ragionamenti di varia natura, soprattutto di tipo strategico.

Anche l’esposizione media finanziaria  può essere un kpi molto utile che è in grado di fornire importanti informazioni a consuntivo da utilizzare in fase di preventivazione di nuovi progetti.

In sostanza, ogni azienda può identificare, in base alle specificità delle proprie commesse, gli indicatori che ritiene più adeguati a monitorare gli effetti economico-finanziari della propria produzione.

La dashboard di commessa

Una volta identificati i kpi che si intende seguire (che comunque, come è ovvio, non sono definiti una volta per tutte) è bene riepilogarli in una dashboard. Essa ha lo scopo di disegnare in modo chiaro il quadro complessivo della commessa o di un insieme delle commesse dell’impresa.

È importante organizzarla in modo logico, con pannelli distinti per le diverse categorie di informazioni. Inoltre va privilegiata la facilità di aggiornamento (l’ideale sarebbe il tempo reale), di lettura e di uso visto che costituisce uno strumento di lavoro per molti soggetti dell’azienda.

A proposito di “usabilità” è opportuno inserire filtri e funzionalità interattive per consentire agli utenti di personalizzare la visualizzazione secondo le proprie esigenze.

E ancora, va considerata anche l’accessibilità della dashboard agli utenti che non sono fisicamente presenti in azienda. Pertanto è bene fare sì che sia facilmente consultabile pure da dispositivi mobili (smart phone, tablet, …).

Ovviamente, per quanto oggi la maggior parte delle applicazioni informatiche sia user friendly è opportuno prevedere almeno una sessione iniziale di formazione agli utenti.

In conclusione, se come abbiamo già scritto, non c’è commessa senza project manager, è improbabile che la contabilità di commessa e il controllo di gestione della stessa possano esistere senza report (e kpi).

L’ultima tappa del nostro viaggio in questo piccolo universo sarà dedicato proprio al controllo di gestione dei progetti.

Ci farà piacere se avrete la pazienza di seguirci per una volta ancora.

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