La contabilità per commessa (VIII)
Con questo articolo proseguiamo il percorso di progettazione della contabilità per commessa mirato alla gestione efficace dei relativi costi e all’ottimizzazione dei conseguenti profitti.
Rammentiamo che ci riferiamo all’ambito delle commesse di servizi, in genere identificabili semplicemente anche come appalti.
Dopo gli oneri per l’impiego delle risorse umane interne (dipendenti) o esterne (prestatori di servizi) tratteremo ora del materiale.
Quali materiali su commessa?
Per cominciare a inquadrare l’argomento possiamo distinguere i materiali utilizzati sulla commessa in quattro categorie principali.
Diretti. Si intendono i materiali puntualmente attribuibili alla commessa specifica. Di norma hanno un valore unitario rilevante.
Indiretti. Sono i materiali necessari per l’esecuzione della commessa ma, essendo normalmente di valore unitario esiguo, è difficile e/o non conveniente, imputarli alla commessa specifica stessa. Possono essere gestiti a magazzino o attraverso l’approvvigionamento diretto da fornitori esterni direttamente a cura del personale operativo.
Di consumo. Si tratta di una distinzione abbastanza sottile rispetto ai materiali diretti per cui è prassi comune considerarli unitamente a quelli indiretti. Più specificamente sono i beni impiegati nel processo di produzione che si consumano durante lo stesso per cui non ne rimarrà traccia nel prodotto finito (lubrificanti, solventi, strumenti usa e getta, …)
Sussidiari. Sono i materiali che non fanno parte diretta del prodotto finale ma sono necessari per supportare il processo produttivo (per esempio confezioni o imballaggi dei materiali diretti).
Il controller spessissimo si accontenterebbe già di riuscire a tracciare le prime due categorie che sono di norma economicamente di gran lunga più rilevanti. Gli altri due “segmenti” di materiale possono più facilmente essere gestiti come “Costi vari” (o con diciture analoghe).
Materiali a commessa, materiali da magazzino
Nelle nostre esperienze al proposito siamo stati abituati a definire “materiali a commessa” quelli sopra individuati come “diretti”. “Materiali da magazzino” è invece il termine usato per identificare quelli citati come “indiretti”.
In molti casi la contabilizzazione del costo dei primi può avvenire attraverso il semplice processo di registrazione della relativa fattura.
Per contro i costi dei secondi è rilevato per mezzo delle risultanze della contabilità di magazzino. È necessario dunque trattare di costo medio e di impatto delle giacenze rendendo più elaborato il processo di attribuzione dei corrispondenti oneri alla commessa.
Nella realtà però distinzioni così nette probabilmente sono molto rare per cui anche la gestione dei costi di materiale diretto (o a commessa) comporta qualche accorgimento nella definizione della procedura di contabilizzazione.
I costi relativi all’impiego del materiale
Abbiamo appena accennato a “costo puntuale” e “costo medio”.
Il project manager è di solito molto attento a questo aspetto. Focalizzato come è all’ottenimento anche del miglior risultato economico possibile dalla commessa, di solito non gradisce che sui progetti di sua competenza gravino le eventuali inefficienze di gestione di commesse precedenti.
Per essere più chiari: non vuole pagare i materiali più cari di quanto in realtà valgano al momento del loro impiego. Dunque fa il possibile affinché il materiale diretto necessario venga acquistato alle migliori condizioni di mercato appositamente per la “sua” commessa. Soprattutto se ne esiste altro uguale (ma più caro) a magazzino, residuo di progetti passati.
Si tratta cioè di una delle tante sfaccettature dell’atteggiamento Nimby (Not in my back yard, non nel mio giardino) più conosciuto in altri ambiti.
Tale tematica non è per nulla banale e ha implicazioni economiche rilevanti. Infatti, se si vuole davvero effettuare la razionalizzazione dei costi, questa è un’area di cui occuparsi con la necessaria attenzione.
È chiaro che abbiamo individuato la punta dell’iceberg, cioè la parte “tossica” visibile di processi di pianificazione e approvvigionamento non efficaci e di frequente anche non efficienti. Ma è un argomento (in realtà solo in parte) diverso da quello che stiamo affrontando. Magari ci torneremo su.
Quando imputare il costo del materiale alla commessa?
Il budget di commessa è importantissimo (avremo occasione di parlarne) anche perché permette di sapere fin dall’inizio del progetto quali saranno i risultati economici (ma anche finanziari) attesi. Anticipare i tempi, più che mai ai nostri tempi, è infatti un valore prezioso. Addirittura può costituire un vantaggio competitivo nei confronti dei concorrenti ma costituisce pure un elemento che può avere un impatto positivo (se non altro in termini di immagine) anche sul cliente.
Insomma: ci sono attività che vanno fatte se si persegue il successo. E cominciare a farle è già determinante. Non sarà raro poi accorgersi quanto sia vero ciò che affermava Mark Twain: ci sono fondamentalmente due tipi di persone. Le persone che fanno le cose e le persone che sostengono di aver fatto le cose. Il primo gruppo è meno affollato.
Ciò per dire che anche il momento di imputazione del costo del materiale sulla commessa può fare la differenza nell’ottica del governo della stessa.
È chiaro che, relativamente ai beni acquisiti specificamente per progetto (materiali a commessa), questa attività è più facile. In questo caso infatti l’addebito dell’onere può avvenire già al momento dell’emissione dell’ordine di acquisto nei confronti del fornitore. In seconda battuta può essere fatto all’atto del ricevimento altrimenti saremo costretti a rilevarlo quando registreremo la fattura. In tutti i casi è comunque opportuno evidenziare lo status del movimento (ordinato, consegnato, fatturato) per non ingenerare equivoci.
Se invece si tratta di materiale preso dal magazzino il momento primo (e per noi anche unico) è quello dell’emissione del buono di prelievo.
I resi di materiale
Un breve cenno a parte lo meritano i cosiddetti resi di materiale che hanno un impatto importante in almeno due ambiti: quello specifico della commessa e quello della gestione del materiale in generale.
Ci riferiamo in particolare ai beni comprati specificamente per una determinata commessa.
Sono molte le ragioni per cui, non essendo stati impiegati, tornano (o, teoricamente, dovrebbero tornare) in magazzino. Purtroppo molte riguardano delle inefficienze nel processo produttivo e/o di approvvigionamento: per esempio per eccesso di quantità acquistata, per inidoneità all’uso (e qui le casistiche possono essere davvero numerose), per cambio di specifica progettuale.
Il project manager ha tutto l’interesse di decurtarne il costo dalla commessa il prima possibile pertanto, probabilmente, si adopererà per effettuarne subito correttamente e contabilmente il reso. Potrà dunque anche sembrare che, per effetto di questa circostanza, il progetto sia stato redditizio, magari anche più del previsto.
Se il materiale però risulterà di fatto infungibile e non lo si potrà più impiegare su altre commesse? Crediamo sia superfluo procedere nel ragionamento tanto è evidente quale può essere l’onere che rischierà di rimanere a totale carico dell’azienda.
Ancora una volta si finisce in una dinamica determinata probabilmente da carenza o inadeguatezza di processi operativi e gestionali.
Ma fermiamoci qui.