Da dove parte il controllo di gestione della commessa?
La contabilità per commessa (XV)
“Quando parliamo di controllo di gestione ci riferiamo ad un insieme di strumenti tecnico-contabili che aiutano la direzione di un’azienda a prendere determinate decisioni, a ricercare le condizioni di efficacia ed efficienza. Il tutto con l’obiettivo di arrivare a ottenere i traguardi che l’impresa si è prefissata.”
Così scrive Maia Management sul suo blog nell’articolo Controllo di gestione: cos’è e chi se ne occupa.
Sostanzialmente quanto riguarda il controllo di gestione in generale può essere riferito a quello circoscritto alla commessa.
Non intendiamo dunque riportare, replicandoli, i vari concetti applicabili all’ambito (solo apparentemente più ristretto) dei progetti.
Ci interessa invece riflettere su quale può essere considerato il momento ideale da cui scattano (anche) le attività di monitoraggio economico e finanziario della commessa.
In principio c’è l’offerta
Abbiamo già avuto occasione di dirlo: in alcuni casi la decisione di aprire una commessa può scaturire al momento di predisporre l’offerta al cliente.
Questo è pertanto l’innesco del controllo di gestione.
“Troppo a monte del processo, quando ancora neppure si sa se l’ordine verrà davvero acquisito”, dite voi?
Per non avventurarci in articolate argomentazioni poco pratiche, accettiamo l’obiezione.
Quindi viene (auspicabilmente) l’ordine
Partiamo dunque dall’ottenimento dell’ordine, cioè dal documento con cui le parti, cliente e fornitore, definiscono obblighi e doveri reciproci.
Parliamo di revisione del contratto e cioè del processo di esame e valutazione dei termini e delle condizioni di un contratto associato a una commessa specifica.
Questa attività, eseguita prima della sottoscrizione formale dell’accordo, ha lo scopo di verificare che tutte le intese definite siano state recepite nel documento contrattuale.
Non si deve infatti dare nulla per scontato soprattutto su questi argomenti fondamentali. Siamo davanti a una buccia di banana da scansare accuratamente. Calpestarla potrebbe provocare metaforici scivoloni con concreti possibili “dolorosi” risvolti reali.
Per esempio vanno accuratamente controllati:
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la conformità: è necessario accertarsi che le prestazioni contrattualizzate siano in linea con quanto pattuito relativamente, tra l’altro, all’oggetto, al rispetto dei tempi di consegna e delle specifiche tecniche;
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il prezzo: non è il caso di motivare il perché;
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le modalità di fatturazione e i termini di pagamento.
Si tratta di un lavoro di una certa pedanteria ma è indispensabile.
Sappiamo tutti infatti che scripta manent e che il contratto sarà il documento che non esaurirà la sua efficacia al completamento dei lavori. Esso accompagnerà la commessa ben oltre quel momento: pensiamo infatti, per esempio, alle garanzie ultrannuali, alla manutenzione e a vari altri temi in funzione della tipologia e della dimensione dell’appalto.
L’archivio documentale di commessa
Si è già accennato all’importanza di archiviare in rete tutte le informazioni relative alla commessa. A quel contenuto dunque vi rimandiamo.
Le varianti contrattuali
Non è raro, per progetti articolati e distribuiti su un arco di tempo di diversi mesi o anni che intervenga la necessità di apportare variazioni al contratto originale.
In certi ambiti (per esempio quello dei lavori pubblici) le varianti sono, addirittura, inevitabili.
Possono derivare dalle più svariate casistiche tra cui, principalmente, cambiamenti nelle necessità e nelle richieste o imprevisti sul campo.
Come è ovvio, per le varianti contrattuali vale tutto quanto si è detto a proposito del contratto.
E ora, capito da dove inizia il controllo di gestione che la riguarda, possiamo finalmente concludere il nostro viaggio nel mondo della commessa.