La contabilità per commessa (IV)
Una volta definito il piano delle commesse si potrebbe pensare che il più sia fatto. Ma come la mettiamo con i processi, che sono il sistema nervoso aziendale (ma se preferite usare l’immagine della circolazione sanguigna va bene ugualmente)?
Qual è l’elemento che scatena (il trigger) l’apertura di una commessa?
Chi sono i soggetti coinvolti nella procedura, con quali modalità e responsabilità?
Dipende dall’organizzazione dell’azienda che a sua volta, come si è già avuto modo di dire, dipende dalle risorse a disposizione. Potremmo cavarcela semplicemente così.
Proviamo invece a fornire un’ipotesi informale di flusso di lavoro (un workflow).
Il trigger di commessa
In alcuni casi la decisione di aprire una commessa può scaturire al momento di predisporre l’offerta al cliente. È infatti importante allocare puntualmente i costi (se significativi) sul progetto a cui si comincia a lavorare anziché considerarli come spese generali. Perché la contabilità analitica ideale comincia “raso terra” su tutta la superficie aziendale (ci scuserete la metafora ma speriamo renda l’idea della capillarità e della sistematicità dell’argomento).
Qui si pone subito un problema: si utilizza una numerazione a sé stante per le “commesse in pectore” oppure (e per noi è la soluzione preferibile) si punta su un’unica numerazione differenziando in anagrafica lo status della commessa stessa (potenziale, aperta, chiusa, …) o la sua tipologia (interna, operativa, fittizia, …)?
È chiaro che la scelta dipenda molto anche dal tipo di sistema informatico utilizzato dall’impresa.
Immaginando comunque di risolvere questo importante snodo con la decisione di aprire subito la commessa, l’ufficio tecnico-commerciale “alza la mano” per segnalare che l’azienda è impegnata ad acquisire un nuovo progetto. E non sarebbe male se in questa fase l’informazione fosse estesa a tutta l’azienda perché è così che si costruisce la tanto nominata “squadra”. Questo però è un altro argomento.
Il controller e la commessa
Secondo noi è il controller (in questo caso inteso come funzione e non come persona) che svolge il ruolo dell’ufficio anagrafe commesse.
Non necessariamente ciò significa che questo compito debba essere in toto svolto all’interno del settore stesso con gli utenti aziendali in coda per segnalare nuove nascite o variazioni di stato di commesse già registrate. Per fortuna la tecnologia semplifica i compiti più ripetitivi e con bassissimo valore aggiunto lasciandoci soltanto l’onore e l’onere delle responsabilità non delegabili alle procedure guidate o automatiche.
Ci riferiamo al momento della “validazione”. In sintesi: chiunque idealmente può aprire una nuova commessa, seguendo le regole stabilite e controllate dal sistema, ma solo un soggetto può autorizzarne “l’ingresso ufficiale in società”.
Il budget di commessa
Non è mai troppo presto per predisporre un, seppur approssimativo, budget dei costi di commessa pertanto se già a seguito della fase di redazione dell’offerta per il cliente si è a conoscenza degli oneri di massima del progetto (e nell’ambito di una gestione aziendale accorta e lungimirante non può che essere così) sarebbe cosa buona e giusta inserirli a sistema.
Su questo aspetto per ora ci fermiamo qui per tornarci su più avanti non prima però di aggiungere che conoscere a consuntivo le attività necessarie per redigere i preventivi e i loro costi è un prezioso valore aziendale. Servirà infatti nella predisposizione dei budget di ogni livello (di reparto, di divisione, generale), nel processo continuo di disegno dell’organizzazione ottimale ma anche, in modo più prosaico, a far confluire sui prezzi finali anche questi oneri perché si sa che, inevitabilmente, i costi per l’acquisizione dei clienti sono pagati dagli stessi o da altri clienti.
Ultimo viene l’ordine
A questo punto abbiamo capito che quando arriverà l’auspicato ordine del cliente la commessa non sarà più una neonata e magari avrà già simpatiche esperienze da raccontare.
La vita della commessa
Se ogni essere umano è in fondo un libro, anche ogni commessa ha molte cose da dire a proposito della propria esistenza che è unica a dispetto di un’osservazione esterna superficiale che può suggerire, per determinate tipologie di azienda, impressioni di monotona ripetitività tra lavori “tutti uguali”.
Le commesse invece sono tutte diverse, come due gocce d’acqua direbbe il premio Nobel per la letteratura Wislawa Szymborska.
Purtroppo (o per fortuna?) quando approfondiremo gli aspetti numerici probabilmente saremo costretti a rinnegare queste affermazioni poetiche in nome delle ferree regole che riguardano la quadratura dei conti.
L’archivio documentale della commessa
Ne abbiamo già ripetutamente parlato: gli archivi digitali di cui oggi dispongono le aziende consentono di risparmiare spazio, costi diretti ma soprattutto oneri occulti di processo evitando la duplicazione dei documenti e permettendo flussi operativi più snelli e rapidi.
Non fa eccezione il mondo articolato e ponderoso delle commesse.
Capitolati d’appalto, norme tecniche, richieste di offerta, preventivi, procedure operative, contratti, ordini, piani di sicurezza, stati di avanzamento lavori (SAL), permessi, autorizzazioni, fatture, … devono essere archiviati in rete e messi a disposizione di ogni funzione aziendale interessata.
Il codice univoco della commessa consentirà anche negli anni a venire di rintracciare facilmente la documentazione della stessa e di ricostruirne la storia
Ci sarebbero altre cose da dire a proposito dei processi riguardanti la commessa ma questo non è un romanzo e il nostro viaggio è ancora lungo.
Avviamoci dunque verso la prossima tappa.