La contabilità per commessa (III)
La tentazione è troppo forte.
Diamo per scontato il termine che tutti conosciamo e usiamo con disinvoltura soprattutto in ambito informatico oppure ci attardiamo un momento a considerare la parola “anagrafica”?
Una vocina dentro di noi ci invita a “stare sul pezzo”, a non distrarci, ad andare dritto alla meta ché questo è ciò che ci impone la società.
Un’altra invece è meno intransigente, più curiosa e portata a pensare che, come ha detto qualcuno, talvolta il tempo meglio speso è quello che crediamo di aver perso. Ovviamente ha vinto lei e ci ha messo in una curiosa situazione.
Infatti, mentre non ci sono problemi a rintracciare il concetto generico di “anagrafica” (“anagrafico” in realtà) e di qui risalire ad “anagrafe”, scopriamo che per uscire dall’ambito “amministrativo-burocratico” e approdare a quello informatico la navigazione nella rete è davvero molto sterile (ma non completamente infruttuosa).
Anagrafica: chi è costei?
www.treccani.it
Anagràfico aggettivo
Dell’anagrafe, relativo all’anagrafe (…)
Anàgrafe sostantivo femminile [dal greco ἀναγραϕή «registro» (derivato di ἀναγράϕω «registrare»), grecismo preso dalla lingua parlata all’inizio del sec. 15°].
Registro della popolazione destinato, in ogni comune, a documentare lo stato numerico della popolazione stabile e fluttuante e i mutamenti che in essa si verificano per cause naturali e civili (nascita, matrimonio, morte, emigrazione, professione, ecc.).
(…)
Solo qui www.dizionario-italiano.it ci avviciniamo al tema che ci riguarda:
Anagrafe: archivio, schedario, in particolare sezione del database aziendale che contiene i dati dei clienti e dei fornitori necessari per l'emissione e la ricezione di fatture.
Abbiamo dovuto rivolgerci a Chat Gpt per trovato una definizione che finalmente, se non proprio “a casa”, ci ha fatto sentire nei suoi dintorni.
In informatica il termine “anagrafiche” si riferisce all'insieme dei dati relativi all’identità di una persona o di un’entità (come un’azienda o un’organizzazione) che vengono memorizzati in un sistema informatico. Questi dati possono includere informazioni come il nome, il cognome, la data di nascita, il codice fiscale, l'indirizzo, il numero di telefono, l'indirizzo email, il numero di partita IVA (per le aziende), e così via.
Il termine “anagrafiche” può essere utilizzato anche per riferirsi ad altri tipi di dati oltre a quelli relativi alle persone. Nel contesto della gestione del magazzino, per esempio, le anagrafiche possono includere informazioni sugli articoli, come il codice articolo, la descrizione, il prezzo, la quantità disponibile e altre informazioni pertinenti.
Il piano delle commesse
Da qui allora partiamo per tornare all’anagrafica della commessa e per farci un’ultima, ma nient’affatto trascurabile, domanda preliminare: come le identifichiamo? Cioè: che codice attribuiamo alle commesse?
Certamente la scelta dipende da quale strumento si utilizza in azienda per effettuare la gestione: Erp, software dedicato, fogli di calcolo elettronici, la mitica “carta da formaggio” (spesso citata dai consulenti come esempio che a noi però non è mai capitato di vedere praticato)…
In ogni caso non possiamo sfuggire alla discriminante essenziale: codice parlante oppure no? Quante volte abbiamo affrontato il quesito trattando di anagrafiche (clienti, fornitori, articoli di magazzino, cespiti, …) e quante discussioni abbiamo svolto al proposito negli anni.
Nel mondo “Industria 4.0” e dintorni la diatriba dovrebbe essere stata definitivamente superata (codice a barre, QR code, RFID, NFC, …) ma molte aziende non ci sono ancora arrivate e direttori di produzione non proprio votati al cambiamento ritengono che i codici parlanti siano più facili da memorizzare e dunque da scrivere sui rapportini cartacei, sulle fatture e sui ddt (sic).
Noi propendiamo comunque per una numerazione progressiva automatica delle commesse e a “imbottire” di informazioni l’anagrafica.
Big data di commessa
Quali sono dunque le informazioni di commessa che ci interessa gestire?
Detto in altri termini: quali dati vorremo monitorare di un singolo progetto? Quali sono le statistiche di cui necessitiamo per analizzare nell’insieme il mondo delle commesse? Quali sono le viste con cui intendiamo esaminarlo?
Per analizzare i dati, ovviamente, occorre innanzitutto raccoglierli. Siamo dunque in grado, per ogni commessa, di individuare e rilevare a consuntivo tutte le informazioni che abbiamo deciso di esaminare?
Stiamo cioè parlando della necessità di entrare in un circolo virtuoso di pianificazione, metodologia, sistematicità, ordine, sperimentazione continui.
Abbiamo già avuto occasione di trattarne per altri temi.
In pratica
È venuto il momento di suggerire le informazioni che devono e quelle che possono fare parte dell’anagrafica di una commessa sapendo che ogni azienda ha le proprie specificità ed esigenze per cui, come per molti altri argomenti, potenzialmente non c’è limite alla fantasia:
Codice (numerico, alfanumerico, …)
Descrizione
Cliente (codice, descrizione)
Responsabile del cliente (nominativo)
Responsabile tecnico (project manager)
Responsabile amministrativo (controller)
Tipo gestionale di commessa (commerciale, di produzione, a uso interno, …)
Settore aziendale (Divisione, Business unit, Centro di costo, …)
Tipologia tecnica di lavoro
Gerarchia commessa (madre, figlia)
Luogo di esecuzione (indirizzo, comune, provincia, regione, stato)
Riferimento all’ordine del cliente
Importo dell’ordine cliente
Importo della commessa (potrebbe non coincidere con quello dell’ordine del cliente)
Data di inizio
Data prevista di fine
Durata contrattuale (inferiore o superiore a 12 mesi)
Data effettiva di fine
Metodo di valutazione (a costi, a ricavi)
Stato della commessa (potenziale, aperta, chiusa, chiusa con residuo da fatturare, …)
…
Note
Per ogni campo è necessario definire almeno:
la lunghezza,
la tipologia (numerico, alfanumerico),
i criteri/le regole con cui deve essere compilato,
i riferimenti a eventuali (ma caldamente suggerite) tabelle di riferimento in modo che i valori siano predefiniti. Ciò che Excel definisce “convalida dati”, per capirci.
Stabilito con quale zaino viaggeremo ci sono altri dettagli di cui ci dovremo occupare prima di partire.
Li vedremo nel prossimo step.