Il budget (il calendario)
Si dice budget e si pensa al preventivo, come se il lavoro (molto impegnativo per altro) finisse lì. Cosa sarebbe però il budget senza il (confronto col) consuntivo?
Quello di budget è un processo circolare continuo che, una volta efficacemente attivato, è difficile fermare, per fortuna.
Abbiamo letto, e ci è piaciuto perché è un pensiero che non si può non condividere, che se il documento di budget non verrà seguito come una bussola non serve a nulla ed è meglio non dedicarvi (leggi “sprecare”) del tempo.
Pianifico, registro a consuntivo, rilevo (e motivo) gli scostamenti, ripianifico.
Come concetto non siamo per nulla lontani dal miglioramento continuo del Plan-Do-Check- Action (PDCA) del ciclo di Deming (o di Shewart).
Perché la Qualità nel lavoro non è un abito che ci si mette quando dobbiamo fare bella figura ma una pelle che non si può svestire. E il processo (innanzitutto mentale) di budget non ne è estraneo.
Non anticipiamo i tempi però.
Andiamo per ordine e “pianifichiamo la pianificazione” cioè l’organizzazione del processo di budget nelle sue fasi principali, sostanzialmente comuni alla maggior parte delle aziende.
Noi il “calendario di budget” (ma se vi piace chiamarlo “budget timetable” va bene lo stesso), lo immaginiamo così.
Qui lo riportiamo in modo sintetico sotto forma di elenco per punti ma volete mettere organizzarlo con un software di project management attraverso un diagramma di Gantt colorato?
Se è troppo (e probabilmente è così almeno per le PMI) c’è sempre Excel a soccorrerci o qualche altro strumento che preferite (che magari vi potete fare suggerire da Chat Gpt).
Eccolo dunque:
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Redazione del budget commerciale (distinto tra piano delle vendite e budget dei costi commerciali)
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Redazione del budget degli altri costi (eventualmente dedicando specifiche sezioni per quelli più rilevanti e/o peculiari dell’azienda)
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Redazione del budget dei proventi diversi
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Redazione del budget degli investimenti
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Redazione del budget degli oneri e dei proventi finanziari
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Redazione del fascicolo di budget contenente la sintesi dei dati prodotti
Per ognuna delle citate attività è bene individuare:
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il responsabile (o i responsabili) indicando anche eventuali altri attori interessati;
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gli stakeholders coinvolti più o meno direttamente;
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il termine entro cui l’attività deve essere conclusa;
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eventuali note.
La teoria sostiene che il processo di budget (per le aziende in cui l’esercizio contabile coincide con l’anno solare) si dovrebbe attivare non oltre i primi giorni di ottobre in modo da poter disporre del fascicolo in tempo per depositarlo sotto l’albero di Natale dell’amministratore delegato (beh, per la verità quest’ultima precisazione non l’abbiamo letta da nessuna parte).
La realtà operativa è spesso anche molto diversa e, saltato pure l’appuntamento con la calza della Befana, è già motivo di soddisfazione completare la fase di preventivazione entro il mese di gennaio. Poi c’è chi è poco esigente e sconfina, senza farsene un problema, oltre i giorni della merla.
Se non avete troppo freddo potete continuare a seguirci nel tentativo che faremo, con i prossimi articoli, di approfondire le singole fasi della redazione del budget.