Abbiamo già avuto modo di dire che il budget di cassa è lo strumento più importante a disposizione del Tesoriere. Aggiungiamo che è anche indispensabile in un’azienda, di qualunque dimensione sia.
Ribadiamo qui che, idealmente, deve essere redatto partendo dal budget economico e da quello degli investimenti ma la loro eventuale inesistenza non può costituire un impedimento.
Abbiamo già fornito alcuni dettagli pratici operativi per la realizzazione del budget di cassa e pure un template da usare per evitare di partire da zero.
In questo documento cercheremo invece di entrare nell’ufficio del Tesoriere per vedere quali altri strumenti utilizza per gestire quotidianamente le finanze aziendali.
Ogni decisione in azienda, indipendentemente dalla sua natura, ha un impatto sulla situazione finanziaria
Questo principio fondamentale è il cuore della gestione finanziaria strategica e richiede una comprensione approfondita delle dinamiche finanziarie per guidare scelte informate e sostenibili.
I vari responsabili dell’impresa dovrebbero esserne consapevoli e, per la salute dell’intera organizzazione, comportarsi di conseguenza.
Si va dalle decisioni di investimento in nuove attrezzature o in un progetto di espansione alle campagne pubblicitarie. Ognuna di queste azioni influenza il flusso di cassa e la liquidità prima ancora che il conto economico.
Scelte avventate e/o sbagliate possono generare perdite e deficit finanziari. È dunque fondamentale identificare e valutare accuratamente i rischi associati a ciascuna decisione. Ciò dovrebbe infatti consentire l’adozione di strategie per la mitigazione del rischio.
Riconoscere che ogni decisione aziendale ha un impatto sulla situazione finanziaria è essenziale per il successo a lungo termine dell’azienda. La gestione di cassa non costituisce un’entità separata ma è invece il filo conduttore che collega e guida ogni aspetto delle attività dell’organizzazione imprenditoriale.
Il ruolo del Tesoriere
Il ruolo del tesoriere nella redazione del budget di cassa è cruciale. Esso richiede una combinazione importante di competenze finanziarie, analitiche e organizzative. Ecco alcune caratteristiche e competenze chiave che dovrebbe possedere un tesoriere efficace chiamato a gestire il processo di redazione del budget di cassa.
Competenze finanziarie
Comprensione approfondita delle finanze aziendali. Il tesoriere deve conoscere bene i principali aspetti finanziari dell’azienda: bilancio, flussi e dinamiche di cassa, indicatori finanziari chiave, …
Conoscenza delle fonti di entrate e uscite. Il tesoriere deve essere in grado di identificare e comprendere chiaramente da dove e come originano incassi e uscite.
Abilità analitiche
Analisi dei trend finanziari. Egli deve essere in grado di analizzare i trend finanziari passati e presenti per identificare modelli ideali e concreti delle dinamiche di cassa.
Capacità previsionali. L’abilità di fare previsioni accurate è essenziale per redigere un budget di cassa realistico. Ciò richiede un’analisi attenta delle variabili che possono influenzare il flusso di cassa e che possono dipendere anche dalla stagionalità del business o da suoi sviluppi imprevisti.
Gestione del rischio
Identificazione e valutazione dei rischi. Il tesoriere deve essere bravo a individuare e valutare i rischi finanziari che potrebbero incidere sul budget di cassa. Deve pure possedere competenze ed esperienze adatte per sviluppare (e talvolta, improvvisare) strategie adatte per mitigarli.
Gestione delle situazioni contingenti. Come appena detto, egli deve affrontare le situazioni impreviste assicurando che il budget di cassa sia sufficientemente flessibile per adattarsi a cambiamenti repentini.
Abilità organizzative
Gestione del tempo. È fondamentale che il tesoriere abbia la capacità di gestire efficacemente il proprio tempo anche in relazione (e collaborazione) a quello del proprio team e dei propri colleghi. In questo ambito la continua assegnazione e revisione delle priorità ai compiti da realizzare fa la differenza.
Coordinazione con altri settori aziendali. Il tesoriere deve possedere abilità di comunicazione e coordinazione per assicurare l’allineamento del budget di cassa con le attività operative degli altri reparti dell’impresa.
Competenze tecnologiche
Uso di strumenti e software finanziari. Si tratta di un aspetto sempre più determinante. Sapere utilizzare ma, prima ancora, conoscerne o scoprirne l’esistenza, applicazioni informatiche moderne in ambito Finance costituisce ancora un vantaggio competitivo a livello aziendale.
Comunicazione efficace
Comunicazione con gli stakeholders interni ed esterni. La capacità comunicativa è la soft skill basilare per ogni ruolo di responsabilità aziendale. Se si può, più ancora in ambito finanziario, dove la delicatezza e la riservatezza di certi temi richiedono una sensibilità maggiore.
Adattabilità e flessibilità
Adattabilità ai cambiamenti. L’ambiente aziendale può (oggi è praticamente una certezza) cambiare rapidamente. Il tesoriere deve dunque essere flessibile e in grado di adattarsi a nuove situazioni, regolamentazioni o condizioni di mercato che influenzano inevitabilmente i flussi di cassa.
Dal budget di cassa annuale a quello mensile
Veniamo ora agli aspetti pratici, quelli a cui si deve dedicare il tesoriere indicativamente tra il 20 e il 25 (ma non oltre) di ogni mese.
In sostanza occorre fare la revisione del budget annuale limitatamente (come minimo) al mese successivo trasformandolo in un dettagliato “programma di viaggio”.
Le prime domande essenziali che ci si deve porre sono:
le entrate e le uscite previste sono confermate?
su quale banca verranno allocati gli incassi e i pagamenti?
Si tratta cioè di partire dalla previsione fatta il mese precedente, rivalutarla alla luce di cosa è avvenuto nel frattempo (e può essere successo di tutto) e di redigere una nuova pianificazione esecutiva.
In questa fase non è sufficiente fermarsi agli importi delle singole macro-voci di entrata e uscita ma di “etichettarle” con l’indicazione del conto corrente su cui si manifesteranno i movimenti. Sarà più raro parlare di “k” (importi da moltiplicare per mille) e più frequente invece usare cifre puntuali.
Saldi, fidi, condizioni (e ancora previsioni, ma più accurate)
Il tesoriere deve trovare risposte ad altre domande in un processo di “top/down” sempre più puntuale e preciso. Per rendere l’idea in modo grossolano ma, speriamo, efficace si deve decidere, per esempio, su quale banca verranno pagati gli stipendi.
E allora bisogna, quanto meno:
relazionarsi strettamente con il reparto del personale per avere i dati dettagliati delle uscite previste,
confermare il saldo dei conti bancari,
verificare la capienza degli affidamenti disponibili,
confrontare le condizioni (commissioni e valute) applicate alle operazioni da parte delle diverse banche,
fissare la valuta del pagamento,
azionare eventuali operazioni di finanziamento o smobilizzo dei crediti (anticipazione fatture, accrediti salvo buon fine delle Riba, …) per disporre della liquidità necessaria,
…
In estrema sintesi, si deve “apparecchiare” tutto in modo che al momento opportuno la disposizione del bonifico risulti essere una semplice formalità.
Il tesoriere-timoniere
Il lavoro quotidiano “dietro le quinte” del tesoriere è meticoloso e costante, sistematico e invisibile (quasi al punto che occhi inesperti potrebbero pensare che non esiste neppure).
Ed è tanto più impegnativo e articolato quanto più le acque su cui naviga l’azienda non sono propriamente piatte.
Il tesoriere ha l’onere di reggere saldamente il timone della nave che gli è stata affidata.
Al proposito è curiosa, per lo meno a noi pare così, l’assonanza tra il termine di tesoriere e quello di timoniere ovviamente declinabili (e forse anche con maggiore frequenza soprattutto nelle PMI, ma è una valutazione a sensazione e non basata su dati effettivi) al femminile.
Per concludere un consiglio pratico: non presentatevi all’improvviso in tesoreria con una fattura “fresca” e di importo rilevante da saldare che magari scadeva ieri. Il timoniere o la timoniera potrebbero non limitarsi a lanciarvi un’occhiataccia (e come dare loro torto?).