Gli strumenti del Tesoriere: il Budget di cassa (II)
Riprendiamo a parlare del Budget di cassa “fatto in casa”.
Dopo aver individuato la ”pentola” (Excel) e gli “ingredienti” occorre definire come combinarli e “cuocerli” insieme per ottenere il “piatto” desiderato.
Sperare in un’ottima riuscita al primo tentativo è più che lecito ma le probabilità che ciò avvenga davvero purtroppo sono basse. Come abbiamo già detto si tratta di un percorso lungo e che forse non ha mai fine (nel senso che ci sarà sempre la possibilità di migliorare). A noi però interessa raggiungere un livello di efficienza ed efficacia soddisfacente. Non puntiamo alla perfezione.
Del resto siamo d’accordo con Aristotele (e come potrebbe essere diversamente): le persone perfette non combattono, non mentono, non commettono errori e non esistono.
Dobbiamo conoscere da quale valore partiamo: il Saldo iniziale.
Si tratta di sommare i saldi di tutti i conti correnti bancari, postali e simili alla data di riferimento, di norma il 1° gennaio nel caso della redazione di un Budget di cassa che abbia come periodo temporale l’anno solare se questo coincide anche con l’esercizio contabile e fiscale dell’azienda.
Ciò presuppone di avere chiari e identificati i conti che saranno oggetto della gestione di cassa. Si consiglia di redigerne l’elenco completo di tutti i riferimenti (descrizione, sede, ABI, CAB, tipo e numero di conto, …) dato che costituisce uno strumento di lavoro e servirà anche per l’esecuzione di altre attività e report.
Dobbiamo quindi decidere se intendiamo operare per data movimento o (più consigliabile visto che siamo in ambito finanziario e ci sarà utile per il confronto con lo scalare interessi redatto dalle banche) data valuta.
I movimenti di entrata e di uscita andranno distinti tra “Budget” e “Consuntivo”. Si tratta dunque di stabilire se utilizzare due specifiche colonne per ogni mese (scelta a nostro avviso più ordinata) oppure una sola. La soluzione dipende, come al solito, dalla numerosità dei rapporti bancari e dei movimenti, dall’organizzazione aziendale più o meno strutturata, dal grado di precisione e di competenza del Tesoriere.
A questo punto lo schema è pronto e non ci resta che riempirlo con i valori previsionali per l’intero anno.
Detto in altri termini: qui comincia il vero lavoro del Tesoriere che, come detto in precedenza, deve reperire le informazioni necessarie direttamente da dove originano. La maggiore o minore facilità di raccolta dipende dal livello di strutturazione dei processi aziendali e di collaborazione tra reparti. Diversamente gli toccherà fare ricorso alle proprie capacità di buon senso e immaginazione per giungere a un risultato il più possibile attendibile.
Giusto per fare qualche minimo esempio, si tratta di indicare gli incassi da clienti, i pagamenti a fornitori, le uscite per stipendi.
In rapida sintesi.
Gli incassi da clienti scaturiscono dalle previsioni di fatturato che a loro volta derivano dal piano vendite. Essenziale è conoscere le dilazioni concesse ai clienti (30, 60, 90 giorni data fattura od oltre ed altre). Un’ulteriore complessità è rappresentata dalla numerosità dei clienti (molto utile la classificazione ABC).
E non trascuriamo l’impatto dell’IVA!
Le uscite per pagamenti a fornitori sono concettualmente speculari alle entrate da clienti ma di norma più articolate e frammentate. Gradita è la disponibilità di un budget degli acquisti e delle spese generali ma se manca si deve sopperire facendo ricorso ad altre fonti tra cui, non ultimi, i dati storici degli anni precedenti (che ovviamente si deve avere tracciato). Anche in questo caso si deve tenere conto dell’impatto dell’IVA.
Per la previsione degli stipendi e di tutti gli oneri a essi collegati si va dalla semplice replica del dato storico (utile in caso di andamenti lineari dell’organico e senza variazioni significative delle retribuzioni) al ricorso al più sofisticato budget delle risorse umane fornito dall’apposito reparto. Anche in questa circostanza la differenza è fatta dal tipo di struttura aziendale.
Sempre in funzione del livello di organizzazione e automazione societaria nonché della loro numerosità e complessità, i dati possono essere inseriti nel Budget di cassa manualmente oppure attraverso procedure dedicate. Trattandosi però di uno schema redatto su Excel di norma è la prima soluzione a prevalere. In questo modo tra l’altro, ci si impratichisce più facilmente e i “numeri” si metabolizzano in fretta consentendo al Tesoriere di diventarne presto il “padrone”.
Terminata la fase di previsione, dal 1° gennaio (nel nostro caso) comincia quella di consuntivazione, verifica e analisi che durerà per dodici mesi. Ufficialmente è mensile ma in realtà è quasi quotidiana soprattutto se le variazioni rispetto a quanti preventivato sono significative e occorre rivedere e monitorare con molta attenzione i numeri.
I valori a consuntivo derivano dalla contabilità generale, in particolare dalla movimentazione effettuata sulle banche. La raccolta dati va organizzata in modo tale da limitare al minimo (o proprio evitare) la duplicazione di attività. Per questo si deve impostare la contabilizzazione prevedendo la rilevazione (preferibilmente diretta) delle macro causali di tesoreria.
Anche questo è un lavoro che richiede la collaborazione di altre aree aziendali e che, soprattutto, si affina nel tempo: collaborazione, trasparenza, esperienza, processi e strumenti come al solito.
Ci fermiamo qui anche se gli approfondimenti da fare sarebbero ancora molti (ma vi avevamo avvertito…).
Concludiamo dicendo che l’attività del Tesoriere è un “di più” di quella del contabile. Pensare di riuscire a farle entrambe nello stesso tempo può essere un obiettivo molto ambizioso ma probabilmente irraggiungibile.
Lasciamo che sia Eduardo Galeano a spiegarcelo da par suo.
L’utopia è là, all’orizzonte.
Mi avvicino di due passi, lei si allontana di due passi.
Faccio dieci passi e l’orizzonte si sposta di dieci passi.
Per quanto cammini, mai la raggiungerò.
A cosa serve l’utopia?
Serve a questo: a camminare.
Vero che vi è venuta voglia di mettervi subito alla prova?
Qui trovate il template del Budget di cassa da modellare sulle esigenze della vostra azienda.
Dato però che il lavoro del Tesoriere non finisce qui, se vi fa piacere seguiteci ancora per un po’…