La contabilità per commessa
Non è raro che uno dei momenti più importanti e attesi nella gestione di una commessa, la fatturazione, sia gestito in azienda in modo non adeguato.
Succede infatti più spesso di quanto si possa immaginare che la fattura si trasformi nella classica buccia di banana su cui si scivola. Talvolta anche facendosi molto male.
Il processo di fatturazione è uno dei più delicati e critici per un’impresa che opera su commessa.
Vediamo perché.
La fattura
Non tratteremo degli aspetti normativi e fiscali per i quali rimandiamo alle indicazioni, contenute nei siti “istituzionali”, relative all’IVA e alle recenti innovazioni elettroniche.
Ci concentreremo invece sull’ambito gestionale basandoci sul ruolo (forse) essenziale della fattura che è quello di alimentare l’elenco delle operazioni commerciali compiute dall’azienda.
Gli stakeholders della fattura attiva
I soggetti interessati alla fattura attiva sono molti, all’interno e all’esterno dell’impresa.
Citiamo i due principali:
il cliente,
il fisco.
Il cliente
È il destinatario per definizione del documento. Per questo la fattura deve contenere tutte le informazioni che gli sono necessarie oltre a quelle che l’emittente intende fargli conoscere. Nel rapporto tra cliente e fornitore dunque la fattura svolge un fondamentale ruolo di comunicazione. Quanto più assolve adeguatamente a questa funzione tanto meno sarà necessario parlare, chiarirsi, discutere. Se vogliamo vederla sotto un profilo “artistico”, la fattura potrebbe essere considerata un genere letterario (tutt’altro che di nicchia).
Infatti, se è vero che meno di un italiano su due non legge (o ascolta) neppure un libro all’anno (dati di fine 2021), a sensazione ci azzardiamo a sostenere che la percentuale di chi legge almeno una fattura nello stesso lasso di tempo sia decisamente maggiore.
Di certo c’è che i lettori delle fatture sono molto attenti e interessati alla “trama” che ne condizionerà significativamente il finale.
Di norma il cliente si aspetta di vedere riportati in fattura i suoi riferimenti interni al servizio che gli viene addebitato:
Contratto
Ordine
Referente
Benestare
Descrizione della prestazione
…
Di solito è richiesto il dettaglio dello specifico addebito, soprattutto nei casi di commesse di lunga durata. Per esempio:
Causale: acconto, saldo, svincolo ritenute a garanzia, …
Riferimento al SAL
Note e informazioni particolari
…
Sono essenziali i dati relativi alle modalità di pagamento:
(Eventuale) dilazione prevista
Metodo di pagamento
Riferimenti per effettuare il pagamento (IBAN, …)
…
Infine (last but, obviously, non least) vengono i “numeri” di dettaglio e complessivi:
Riferimenti alle normative fiscali in vigore
Importi dell’addebito distinti nelle componenti “di base” e “tributaria”
Naturalmente sono indispensabili i riferimenti anagrafici (puntuali e aggiornati) di emittente e destinatario. Li abbiamo dati per scontati ma, visto l’argomento, è meglio evitare di concedere riduzioni di prezzi (…).
È evidente come il fornitore abbia il massimo di interesse nel redigere la fattura con tutte le informazioni richieste dal cliente. Sono gli elementi essenziali che consentiranno e velocizzeranno le operazioni di pagamento della fattura stessa.
Certamente molto dipende dall’organizzazione e dai processi operativi del cliente. Per i “colossi” e le aziende molto ben strutturate il percorso di fatturazione sarà agevolato dalle procedure automatiche. Una volta entrati nell’iter gestionale-amministrativo (anche questo è un “funnel” ) per il fornitore sarà difficile, nel bene o nel male, uscirne.
Nei rapporti con realtà meno organizzate l’esaustività dei dati indicati in fattura potrà invece fare la differenza e garantire incassi più puntuali.
Concludiamo la sezione dedicata allo stakeholder cliente affermando che l’organizzazione della fatturazione dovrebbe entrare di diritto nella fase di pianificazione della commessa.
Il “fisco”
È l’interlocutore ineludibile con cui non ci si può confrontare ma con il quale la comunicazione è essenzialmente monodirezionale.
Tornando sulla metafora della fattura come ipotetico genere letterario, in questo rapporto sbilanciato il ruolo del traduttore è interpretato dal commercialista.
Rimanendo su questo genere di suggestioni, per attribuire una forma fisica al fisco potremmo forse chiamare in causa Thomas Hobbes e il “suo” Leviatano.
In estrema sintesi: la fattura deve contenere tutti gli elementi contenuti nelle normative specifiche tempo per tempo in vigore pertanto l’azienda deve organizzarsi al proposito. Punto.
Gli altri stakeholders interni
Elenchiamo sinteticamente alcuni dei possibili soggetti interni all’azienda interessati alla fattura attiva e alle sue sorti:
project manager: per la gestione operativa, tecnica e relazionale della commessa
controller: per gli aspetti reddituali (ma non solo)
commerciale: per i risvolti finanziari relativi al cliente
amministrazione: per la contabilizzazione
finanza: per la gestione del credito
ufficio clienti: per le attività di incasso (solleciti compresi)
ufficio legale: per le eventuali operazioni di recupero forzoso del credito
…
Gli altri stakeholders esterni
Indichiamo pure qualche soggetto esterno interessato (in effetti o potenzialmente) alla fattura attiva. Si tratta, per esempio, di:
banche: per ottenere o gestire linee di credito
altri finanziatori: per smobilizzare i crediti
compagnie di assicurazione/broker assicurativi: per coprire il rischio di credito
…
La sensibilità nella fatturazione
Quando si emette una fattura occorre dunque essere consapevoli di quante sono o possano essere le funzioni aziendali o gli interlocutori esterni coinvolti.
Dovrebbe pertanto essere chiaro quanto l’attività della fatturazione attiva sia delicata.
Aggiungiamo anche che per fatturare occorre anche una certa sensibilità.
Se ora vi chiedete cosa c’entri la sensibilità in un’attività amministrativa e arida come la fatturazione significa che finora non siamo stati in grado di spiegarci.
Chi fattura?
In base a tutto quanto sopra a noi parrebbe evidente che l’addetto alla fatturazione in un’azienda operante su commessa dovrebbe essere una risorsa chiave per l’impresa stessa.
Una persona che disponga insomma di competenze tecniche, contabili, finanziarie e commerciali. Idealmente dunque potrebbe trattarsi dell’imprenditore che ha (o dovrebbe avere) la sensibilità (eccola di nuovo qua) adeguata.
Nelle organizzazioni moderne, parcellizzate e altamente specializzate ciò però è impossibile e forse neppure utile.
Si devono pertanto adottare processi che consentano all’azienda, distribuendo in modo studiato responsabilità e compiti, di agire come se fosse un unico poliedrico ente a fatturare.
Un obiettivo in teoria non semplicissimo ma che si può realizzare grazie all’analisi dell’organizzazione e all’automazione dei flussi operativi.
Il workflow ottimale è quello che permette a ogni componente aziendale di fornire il proprio contributo qualitativo di competenze per l’ottenimento del miglior risultato finale.
Giusto per suggerire uno spunto di riflessione al riguardo, citiamo la metodologia adottata in precedenti nostre esperienze lavorative. La soluzione trovata fu, in estrema sintesi, quella di una sorta di staffetta, un passaggio di testimone, tra il settore tecnico e quello amministrativo.
Il primo si occupava degli aspetti contrattuali e operativi redigendo la bozza della fattura.
Il secondo integrava la base con le altre componenti, principalmente quelle fiscale e finanziaria, giungendo all’emissione del documento ufficiale.
A quel punto la stessa fattura prendeva contemporaneamente (“miracoli” della tecnologia…) due strade diverse: verso il sistema tributario e verso i reparti tecnico-commerciali del cliente. In questo secondo cammino l’accompagnamento e la supervisione della fattura tornavano in carico al settore operativo interno sotto la supervisione del project manager.
E ora, spedita la fattura si resta in attesa (ma non passiva) dell’incasso.
Affronteremo il tema in una prossima occasione.