Come ci dice Wikipedia, il masterplan è un documento di indirizzo strategico che sviluppa un’ipotesi complessiva sulla programmazione di un territorio, individuando i soggetti interessati, le possibili fonti di finanziamento, gli strumenti e le azioni necessari alla sua attuazione.
È un termine utilizzato prevalentemente in urbanistica. Ovviamente non è questo l’ambito che ci interessa, almeno non ora.
Ci piace però prendere a prestito il termine per alcuni elementi essenziali che lo contraddistinguono e che, a nostro avviso, posso essere utilizzati in ambito Amministrazione Finanza Controllo.
Strategia
Un masterplan nell’ambito di un settore, nel nostro caso l’AFC, fornisce una roadmap chiara per lo sviluppo dell’area stessa o, più in generale, dell’azienda.
Detta in termini più pragmatici è il documento di pianificazione che funge da contenitore e/o promemoria per progetti in corso o futuri. È dunque strategico dove, per strategia, intendiamo (Treccani) la tecnica di individuare gli obiettivi generali di qualsiasi settore di attività pubbliche e private, nonché i modi e i mezzi più opportuni per raggiungerli.
Occorre dunque che l’AFC si prefigga, in continuazione, scopi di miglioramento di ampiezza e contenuto variabili. Per esempio, in contabilità, si può andare dalla semplice rivisitazione (o ammodernamento) del piano dei conti di generale all’implementazione dell’analitica.
Perché anche nella più efficiente delle organizzazioni tutto cambia e si modifica inesorabilmente e la cristallizzazione della perfezione è soltanto un’illusione.
Volgarmente detto, insomma, chi si ferma è perduto. E gli esempi, eclatanti, sono numerosi e continuativi.
Programmazione
La programmazione si riferisce al processo di pianificazione dettagliata delle attività necessarie per completare un progetto. Riguarda, per esempio, la sequenza delle attività da svolgere, la stima delle risorse necessarie, la definizione dei tempi di inizio e fine di ciascuna delle attività stesse nonché l’assegnazione delle responsabilità per la loro esecuzione.
La programmazione di un progetto comporta generalmente i seguenti passaggi che elenchiamo in sintesi.
Identificazione delle attività: scomposizione del lavoro del progetto in attività più piccole e gestibili.
Sequenziamento delle attività: ordine in cui le attività devono essere eseguite.
Stima delle risorse: tempo, costo, personale e altri requisiti necessari per eseguire ciascuna attività.
Assegnazione delle responsabilità: l’abbinamento delle attività con il responsabile della loro esecuzione.
Creazione del diagramma di Gantt o di altre rappresentazioni visive: non è obbligatoria ma aiuta tantissimo perché consente, spesso con una sola occhiata, di avere la visione completa dello sviluppo del progetto nel tempo.
Aggiornamento e monitoraggio.
Soggetti
È il tradizionale ma sempre efficacissimo “chi fa che cosa”, quali sono cioè le risorse, interne o esterne all’area AFC, che avranno la responsabilità di completare le attività a loro assegnate.
Più numerosi saranno i soggetti coinvolti, migliore sarà il risultato sotto vari profili (formativo, di fidelizzazione, di rafforzamento dello spirito di gruppo, …) oltre a quello del raggiungimento dell’obiettivo.
Strumenti
Gli strumenti di project management possono essere intesi sia come le tecniche utilizzate per supportare la realizzazione delle attività di project management sia come i prodotti software che implementano tali strumenti e li forniscono contestualmente a un insieme integrato di servizi e/o funzionalità. Così Wikipedia.
Prendiamo come valida questa definizione anche per il “nostro” Masterplan AFC.
Ecco un breve elenco di esempio di quali possono essere gli strumenti.
Software di project management
Template e modelli: per esempio lo stesso diagramma di Gantt già citato.
Strumenti di comunicazione e collaborazione
Strumenti di monitoraggio e controllo
Metodologie e framework
Strumenti di analisi e reporting
ma pure, semplicemente (si fa per dire) Excel e/o altri programmi ormai di indispensabile uso comune (Word, Power Point e simili).
Azioni
Ribadendo quanto già indicato sopra, precisiamo che con azioni, ci riferiamo alle attività specifiche e definite che devono essere compiute per raggiungere gli obiettivi del progetto. Sono cioè i passi concreti e tangibili che i membri del gruppo di lavoro devono intraprendere per completare le diverse attività e i vari compiti loro assegnati nel contesto del progetto.
Note
Almeno una riga del Masterplan deve essere dedicata alle note in cui riportare liberamente commenti, indicazioni, riferimenti non codificati (e pure eventuali preoccupazioni…).
In sintesi conclusiva
Riteniamo che l’uso del Masterplan nell’area AFC possa rivelarsi uno strumento di lavoro indispensabile e che costituisca un elemento critico per il successo e la crescita del settore e dell’azienda stessa.
Concretamente dunque, suggeriamo al CFO di raccogliere in una tabella, inizialmente a mo’ di “to do list”, i titoli dei progetti che intende adottare nel proprio settore.
I passaggi successivi saranno l’articolazione degli stessi in concreti piani di azione e, essenziale, la condivisione con i propri collaboratori.
Pertanto, buon lavoro per i vostri prossimi progetti innovativi in area AFC!