Gli strumenti del Tesoriere: la gestione quotidiana della Tesoreria
La funzione di Tesoreria esiste in ogni azienda. Ogni impresa attiva infatti si deve occupare di pagamenti e, auspicabilmente, di incassi. Non tutte però, soprattutto quelle di dimensioni più limitate (dalle micro alle PMI) hanno una risorsa dedicata all’attività e, spesso, non sono neppure consapevoli dell’esistenza di una funzione specifica.
Si tende a considerare la Tesoreria all’interno della Contabilità generale senza distinguere tra registrazioni contabili a fini fiscali e gestione dei flussi di cassa.
Ciò determina talvolta, paradossalmente, una scarsa attenzione al tema del “cash flow”.
Ovviamente non stiamo dicendo che in ogni azienda debba essere presente una persona che si occupi in esclusiva della Tesoreria ma che deve essere prevista una funzione apposita dedicata agli aspetti finanziari.
In relazione alle dimensioni dell’azienda potremo dunque avere una risorsa factotum i cui compiti spaziano dalla registrazione delle fatture, alla contabilizzazione della prima nota all’intrattenimento dei rapporti con il mondo bancario oppure un soggetto addetto esclusivamente alla gestione degli aspetti finanziari aziendali.
Le nostre considerazioni espresse in questo articolo si riferiscono ad aziende di dimensioni piccole e medie che non siano (ancora) dotate di un software dedicato per la gestione della Tesoreria ma che abbiano una movimentazione significativa di operazioni di incasso e di pagamento (a fornitori e altri soggetti).
Riepiloghiamo le attività di cui si occupa (o dovrebbe farlo) l’addetto a tempo pieno o parziale al mondo “Banche” come viene spesso brutalmente definito l’ambito di cui stiamo trattando.
Ogni giorno:
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Scarico movimenti dalla banca on line.
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Riconciliazione dei movimenti contabili con i saldi bancari del giorno precedente.
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Registrazione movimenti della giornata.
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Predisposizione delle operazioni bancarie e ottenimento delle firme di autorizzazione dal responsabile incaricato (Digital CFO, amministratore, titolare).
Almeno una volta alla settimana:
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Aggiornamento delle previsioni di cassa per la settimana successiva.
L’attività consiste nel confronto tra i dati attesi e quelli a consuntivo, nell’analisi degli scostamenti, nell’assunzione di nuove decisioni, nella ripianificazione.
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Confronto con il responsabile (idealmente il Digital CFO) sui saldi e sulle previsioni.
Almeno una volta al mese:
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Aggiornamento previsioni di cassa per il mese successivo
L’attività consiste nel confronto tra i dati attesi e quelli a consuntivo, nell’analisi degli scostamenti, nell’assunzione di nuove decisioni, nella ripianificazione.
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Aggiornamento dei finanziamenti in essere
All’occorrenza
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Rapporti con Clienti, Fornitori, Ufficio del personale, Ufficio Acquisti.
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Rapporti con banche per impostazione operazioni
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Trattative con banche
Come vedete il Tesoriere è sempre con lo sguardo orientato al futuro.
Lascia alla contabilità o ai suoi collaboratori (o a se stesso se è solo ritagliandosi il tempo necessario) il compito di sistemare perfettamente i movimenti ai fini della contabilità.
Nei prossimi articoli metteremo il naso anche nei suoi prospetti.
Se puoi vedere, guarda. Se puoi guardare, osserva. (Libro dei Consigli)
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