Gli strumenti del Digital CFO: la check list per il controllo dei conti
Ora che ci siamo impratichiti sulle check list, la tentazione del Digital CFO di applicarle in altri ambiti è grande.
Gliene diamo subito l’occasione rimanendo nell’area del bilancio.
Per esempio parlando di piano dei conti di contabilità generale, di conti e, soprattutto, di controllo dei conti.
Infatti, come possiamo essere sicuri che i saldi dei conti che confluiscono negli schemi di bilancio (annuale o periodico) siano corretti? Cosa e come si deve verificare?
Perché, prima di parlare di controllo di gestione (normalmente focalizzato sul conto economico), si deve essere certi che i valori della contabilità generale siano affidabili, prima di tutto quelli patrimoniali.
Ed è di questi ultimi che intendiamo brevemente trattare in questo articolo.
Prima di cominciare, tanto per intendere l’importanza di cosa trattiamo, pensiamo sia opportuno ricevere il viatico da un illustre letterato che si esprimeva così già oltre duecento anni fa:
La contabilità in partita doppia … è una delle più belle invenzioni dello spirito umano e ogni buon amministratore dovrebbe introdurla nella sua economia. (Johann Wolfgang Goethe)
Ora siamo davvero pronti, con umiltà, a costruire la nostra check list personalizzata scorrendo il bilancino di verifica e agendo per gruppi di conti.
Chiamiamoli “Voci” e intestiamo così la prima colonna della tabella.
Definiamo l’”Obiettivo” della verifica e abbiamo la seconda colonna.
Le “Attività” da eseguire per raggiungere l’obiettivo costituiscono l’oggetto di una o più colonne dedicate.
Inseriamo ora lo spazio per le immancabili “Note”.
Infine prevediamo di seguito una serie di colonne per “Mese” che spunteremo e/o compileremo con eventuali informazioni derivanti dal controllo effettuato.
In condizioni normali dobbiamo prevedere almeno una decina di “Voci” patrimoniali da esaminare:
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Beni immobilizzati
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IVA
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Debiti e crediti verso l’erario
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Debiti e crediti verso enti previdenziali
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Debiti e crediti verso dipendenti
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Debiti e crediti verso banche (a breve e a medio/lungo termine)
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Rapporti con clienti
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Rapporti con fornitori
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Cassa
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…
Naturalmente andranno prese in considerazione appositi “Voci”, “Obiettivi” e “Attività” in relazione alle eventuali specificità della nostra azienda.
Facciamo un esempio molto semplice di cosa intendiamo.
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Voce: Debiti verso Erario per ritenute d’acconto su lavoratori dipendenti (Irpef).
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Obiettivo: verificare che dopo il pagamento della scadenza mensile il saldo del conto sia a zero.
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Attività: verifica del saldo del conto.
Oppure un altro esempio un po’ più articolato:
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Voce: Debiti verso Erario per tributi rateizzati.
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Obiettivo: alla data di riferimento il saldo del conto deve corrispondere con il debito residuo previsto dal piano di rateazione.
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Attività: verifica degli importi pagati e del debito residuo. Si consiglia di utilizzare un’apposita tabella Excel come riepilogo del piano di rateazione, come strumento di gestione del debito e come scadenzario, meglio se il tutto viene integrato con annotazioni su calendari, anche condivisi, di posta elettronica aziendale (Outlook, Gmail, …) per non dimenticarci di saltare qualche rata.
Come avete constatato non è niente di complicato, nulla di trascendentale.
Anzi, si tratta di uno strumento banale ma che proprio per questo non può mancare nella cassetta degli attrezzi del Digital CFO o, almeno, in quella dei suoi collaboratori più stretti. Insomma un set di cacciaviti di varie misure, a taglio o a stella, adatti per ogni esigenza.
Ora che abbiamo acquisito familiarità con lo stato patrimoniale possiamo sbizzarrirci nell’impostazione della check list per il controllo dei conti economici.
Qui non c’è limite alla nostra fantasia di contabili ormai avviati sulla strada del controller perché il Controllo di gestione origina proprio da qua.
“E dopo tutti questi controlli, che si fa?” vi chiederete.
Non abbiate fretta: lo vedremo presto.
Continua…