La contabilità per commessa (IX)
I beni strumentali e la commessa
A pensarci bene, forse parlare di “beni strumentali” anziché di “risorse non umane” renderebbe meno inquietante il titolo. E poi abbiamo già trattato, nell’ambito della commessa, l’impiego del materiale senza ricorrere a espressioni poco rassicuranti. Troveremo, speriamo, altri modi per rendere più coinvolgente il tema.
Di cosa parliamo quando parliamo di impiego di beni strumentali su commessa
Crediamo che nessuno pensi che si possa fare uno scavo di diversi chilometri (ma neppure di pochi metri) a mani nude. E neppure che per piantare un chiodo si possa utilizzare il proprio pugno. Ma nemmeno che si possa raggiungere la sede di un cantiere semplicemente camminando (anche se in casi eccezionali può capitare).
Potremmo esaurire dunque con le suggestioni appena esposte le risposte alla domanda: cosa intendiamo per beni strumentali utilizzati per l’esecuzione di una commessa?
Riteniamo infatti di aver dato l’idea di quanto possa essere vasto e variegato l’elenco degli “attrezzi”. Si va infatti dalla mazzetta al macchinario per spostare le barriere in cemento, le famose Jersey (cliccate qui per vederlo all’opera). Monetariamente parlando si tratta di un range di valore compreso tra tre e diverse centinaia di migliaia di euro.
L’importanza della gestione dei beni strumentali su commessa
È evidente che si può trascurare l’incidenza economica del costo di un cacciavite sulla realizzazione di un progetto. Infatti ne abbiamo contemplato la possibile semplice contabilizzazione come “materiale di consumo” senza imputazione puntuale a una commessa.
Altrettanto scontata è invece l’impossibilità di ignorare l’incidenza degli oneri di altri macchinari, attrezzature, automezzi sulla commessa stessa.
Ed è qui che si spalancano dubbi da risolvere ma anche opportunità da cogliere.
Partiamo dalla gestione
Primo e secondo step: identificazione e pianificazione.
Quali sono dunque i beni strumentali da considerare ai fini della contabilità di commessa?
Ogni azienda ha le proprie categorie in funzione della propria attività core, del proprio modello di business (ne accenneremo tra poco), della propria organizzazione tecnica e contabile.
Per semplicità ci limitiamo a immaginarne due: gli automezzi e i macchinari specifici (a cui appartiene, per esempio, il “nostro” Road Zipper).
Si tratta poi di pianificare l’utilizzo dei singoli beni individuati, soprattutto se uno stesso macchinario deve essere impiegato nel medesimo periodo su commesse diverse. (Per fortuna però) l’argomento non è oggetto di questo articolo.
Terzo step: monitoraggio dell’impiego dei beni strumentali. È una fase essenziale nell’ottica di controllare i costi e massimizzare l’efficienza. Nel nostro esempio cioè, l’utilizzo di ogni automezzo e macchinario dovrebbe essere costantemente tracciato. Dunque: dal “diario d’uso” ai sistemi di geolocalizzazione. Insomma dalla carta al digitale. Anche in questo caso dipende dall’azienda.
È chiaro che la miniera di dati generata nella fase di monitoraggio consente innumerevoli utilizzi. Per esempio: identificare eventuali sprechi, effettuare manutenzioni preventive, ottimizzare l’utilizzo dei beni. Quest’ultimo aspetto non solo ai fini del ciclo di vita della commessa ma del ciclo di vita del bene stesso.
Quarto (ma non necessariamente ultimo) step: manutenzione. Forse è perfino superfluo dire che programmare manutenzioni preventive, effettuare controlli periodici e gestire eventuali interventi di riparazione o sostituzione sono pratiche fondamentali. Probabilmente lo è meno asserire che tenere traccia degli aggiornamenti tecnologici e delle innovazioni nel settore ottimizza l’efficienza e garantisce all’azienda un vantaggio competitivo.
Beni strumentali: di proprietà o a noleggio?
Nella fase di definizione del business model aziendale relativamente all’utilizzo dei beni strumentali è bene stabilire: buy or lease? È cioè meglio essere proprietario dei beni impiegati nel processo produttivo o è sufficiente averne il possesso pagandoli in base al tempo di utilizzo?
Ci saranno occasioni future per approfondire il dilemma. Ora consideriamo entrambe le modalità ai fini della contabilizzazione nella gestione di commessa.
Noleggi, locazioni, leasing e ammortamenti
Non ci addentreremo nel labirinto dei principi contabili nazionali che prevedono l’adozione di comportamenti diversi rispetto a quelli internazionali in relazione ai beni utilizzati in leasing. Scavalchiamo dunque a piè pari le distinzioni tra metodo patrimoniale e metodo finanziario. Il controller non ha di norma un background da revisore o fiscalista e il project manager, ovviamente, idem.
Per i loro obiettivi di progettazione della contabilità per commessa non è infatti importante come vengono esposti in bilancio i costi per l’impiego dei beni strumentali. Si chiamino canoni di noleggio, locazioni, canoni di leasing o ammortamenti ciò che rileva è l’onere di cui si fa carico la commessa stessa.
Il costo dei beni strumentali
Si tratta pertanto di stabilire il costo per unità di misura individuata. Come per le spese per il personale suggeriamo di utilizzare l’ora e (se occorre per semplificare le previsioni) la giornata lavorativa convenzionale di otto ore.
Occorrerà dunque stimare il costo annuale complessivo per categoria (automezzi e macchinari nel nostro esempio) e dividerlo per il numero delle ore previste di impiego.
La spesa è rappresentata dagli oneri legati al titolo di possesso (noleggi, canoni di leasing, ammortamenti, …) e a quelli di esercizio (carburanti, lubrificanti, assicurazioni, tasse, manutenzioni, …). Non dovrebbe essere particolarmente difficile. In assenza di procedure di budgeting evolute si può partire dai valori dell’anno precedente rettificati in base alle previsioni o ai “sentori” (il famoso “fiuto dell’imprenditore”?).
L’obiettivo è determinare un costo orario standard per categoria.
Il valore usato a preventivo andrà sistematicamente confrontato con quello periodico (almeno semestralmente) a consuntivo. Eventuali scostamenti significativi andranno analizzati e motivati quindi si dovrà decidere come comportarsi per i periodi successivi. Stiamo però andando troppo nel dettaglio e non è il caso.
Le ore di impiego dei beni strumentali
Poco sopra abbiamo accennato al “diario d’uso” (o “scheda lavoro” o nomi più o meno simili legati alla fantasia o alla tradizione delle aziende) e ai sistemi di geolocalizzazione.
In tutti questi casi significa che l’impresa dispone di un sistema, meno o più automatizzato, per rilevare le ore effettive di utilizzo dei propri beni strumentali. Chapeau! Non dimentichiamoci infatti che stiamo parlando di aziende che operano su commesse eseguite all’aperto (outdoor se vogliamo essere eleganti, alle intemperie se intendiamo rendere l’idea).
Le ore a consuntivo sono dunque disponibili. Quelle degli esercizi precedenti saranno già servite per la determinazione del costo standard a preventivo fungendo da denominatore per l’operazione: costo totale/ore.
Ma se, come purtroppo è più probabile, non si dispone di strumenti specifici per il tracciamento?
Il nostro suggerimento è di attribuire ogni bene strumentale a un dipendente assegnatario. Conseguentemente, di considerare che a ogni ora di lavoro del “titolare” ne corrisponda una del bene stesso. Certamente si dovrà prevedere come comportarsi nei casi in cui l’utilizzatore indicato in anagrafica si deve separare dallo strumento affidatogli. Per esempio quando il dipendente non è al lavoro (ferie, malattia, altre assenze), quando il bene è temporaneamente assegnato a un’altra risorsa, … Oppure quando il macchinario/automezzo è fermo per manutenzione ma il suo “custode” lavora ugualmente con altri beni.
Sono tutti problemi la cui gestione si può migliorare nel tempo. L’importante è cominciare. Del resto anche un viaggio di mille miglia inizia con un singolo passo (Lao Tsu).
Intanto, poco per volta, stiamo completando l’impianto della contabilità per commessa. Un ulteriore accenno ai costi residui poi toccherà, finalmente, ai ricavi.
Al prossimo articolo dunque!