Il budget (gli ultimi passi della fase di previsione)
Quando si dispone di tutte le previsioni economiche (ma più che tutte, forse è più realistico dire quelle “essenziali”) relative al prossimo esercizio non ci resta che riepilogarle in modo adeguato e presentabile.
Vediamo insieme una possibile modalità partendo dalla redazione del conto economico previsionale.
Non prima però di affrontare sinteticamente una disquisizione semantica utile anche nel prosieguo del nostro discorso sul budget.
Precisamente qui ci siamo imbattuti in questa affermazione: il budget economico è diverso dal conto economico previsionale.
Le differenze sono motivate così:
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il budget è un elaborato manageriale che contiene degli obiettivi da raggiungere, definiti e concordati con i quadri operativi impegnati nella realizzazione, perciò consapevoli e responsabili di tale realizzazione;
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il bilancio preventivo, per sua natura, indica i risultati da raggiungere in linea di massima. Non contempla, a differenza della tecnica del budget, un sistema di controllo rigido con reporting periodico.
Ci piace la distinzione perché ci pare che avvalori la nostra convinzione (già espressa nell’articolo introduttivo sull’argomento) che il budget innanzitutto è una forma mentale, un modo di lavorare e di approcciare la gestione aziendale che si basa sulla condivisione di obiettivi, sulla loro pianificazione e sulla successiva verifica a consuntivo.
Ci piace dire che “il primo budget si sbaglia sempre” (e, banalmente, non si scorda mai) perché è molto difficile prevedere, specialmente il futuro (Niels Bohr).
Inoltre riteniamo si tratti di un percorso evolutivo aziendale che impiega anni per raggiungere un adeguato livello di maturità. Per questo è del tutto normale che la prima versione dello schema di conto economico sia abbastanza semplice riservandoci ampi margini di miglioramento.
Consigliamo di usare una riclassificazione effettuata secondo le esigenze gestionali adottate dell’azienda (a valore aggiunto, a margine di contribuzione, …) perché renderà più efficaci e rapide le attività di verifica a consuntivo. Ovviamente, per semplicità, si può utilizzare lo schema della IV direttiva CEE.
Con “fascicolo di budget” intendiamo un breve documento, preferibilmente formato da slide proiettabili contenente almeno le seguenti sezioni:
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Assumptions (obiettivi da raggiungere, criteri adottati e assunzioni fatte per determinare le varie componenti economiche)
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Schema di conto economico
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Commenti, valutazioni, prossimi passi
Il fascicolo è presentato per la discussione alla direzione aziendale in un incontro riservato.
È immaginabile che se ne debbano redigere più versioni prima di arrivare a quella definitiva che servirà da rotta da seguire per un intero anno (o almeno fino alla prima revisione).
Ora che disponiamo del fascicolo di budget completo, illusi di aver diligentemente concluso il nostro lavoro, possiamo disporci sulla linea di partenza del nuovo esercizio.
Si tratterà di rilevare ciò che realmente succederà e confrontarlo con le nostre previsioni: è la seconda parte, molto più corposa e impegnativa, del processo di budget e durerà per un anno intero.
Questo però è un altro film. Vi rimandiamo a un altro articolo per vederne un trailer.