Come promesso riprendiamo l’argomento relativo alle diverse modalità di effettuare le registrazioni al fine di redigere situazioni di bilancio infrannuali, obiettivo prioritario della contabilità continua.
In coerenza con le supposizioni fatte finora, immaginiamo che l’azienda non abbia attivato un sistema di contabilità analitica ma si affidi alla sola generale (continua, appunto).
La pianificazione innanzitutto.
Suggeriamo infatti di definire in anticipo quanti bilanci o, più realisticamente, quante situazioni economiche intende redigere l’azienda nel corso dell’anno.
Optiamo per una soluzione sufficientemente ambiziosa ma non congestionante tale da rischiare di bloccare l’attività del reparto amministrativo: conti economici trimestrali (al 31 marzo, 30 giugno, 30 settembre e 31 dicembre).
A migliorare la frequenza avremo tempo.
Per intanto svilupperemo l’esperienza e la dimestichezza necessarie per impadronirci delle tecniche e della capacità di analisi dei dati.
Ovviamente questo “appuntamento” sistematico andrà ad alimentare lo scadenzario del Digital CFO e dei suoi collaboratori (“mandiamo un calendar?”...).
Soluzione digital.
I moderni software contabili (Erp e dintorni, Bitage per esempio) disponibili sul mercato prevedono la possibilità di utilizzare più libri gestionali oltre al libro giornale ufficiale. Uno di essi è, quasi di default, quello relativo al budget.
Si possono dunque creare quattro libri per ognuno dei periodi per i quali si intende redigere il conto economico. Per esempio:
03: trimestrale al 31 marzo
06: semestrale al 30 giugno
09: trimestrale al 30 settembre
12: annuale provvisorio al 31 dicembre.
Le registrazioni con le quali vengono rilevati componenti di costo o di ricavo relativi ai periodi considerati sono imputate su uno dei libri sopra indicati.
Il bilancio di verifica verrà fatto selezionando le registrazioni effettuate sul libro giornale ufficiale più quelle presenti sul libro interessato per competenza.
Con questo sistema non è neppure il caso di stornare parzialmente o totalmente le registrazioni di assestamento infrannuale.
Soluzione tradizionale.
Se non si dispone di programmi già modernamente equipaggiati oppure si è ancora appassionati delle tecniche tradizionali (che, a dire la verità, è anche un po’ il nostro caso) si può adottare un altro semplice sistema.
In data ultima del trimestre di riferimento (per esempio 31 marzo) si registrano i movimenti di assestamento (gli ammortamenti per esempio). Nella prima data del trimestre successivo (1 aprile) si effettua lo storno parziale o integrale della registrazione.
È vero che ci vuole un po’ più di tempo e che queste operazioni compariranno sul libro giornale ufficiale ma vuoi mettere la soddisfazione di riuscire a fare tutto con il solo linguaggio della partita doppia?
Anticipare, perché no?
Concludiamo questa parte tecnica forse noiosa, e sicuramente opinabile con una riflessione che getta un ponte tra tradizione contabile e sistemi informatici moderni.
Nulla di trascendentale naturalmente ma il suggerimento di un altro punto di vista per i contabili più all’antica per i quali le registrazioni in partita doppia si fanno soltanto a movimento abbondantemente avvenuto, si sa mai succedesse un cataclisma…
Il contabile/controller/tesoriere, ovviamente, già lo conosce.
Lo diciamo, soltanto, con un esempio. Del resto, dare il buon esempio non è la cosa principale da fare per influenzare gli altri: è l’unica cosa (Abraham Lincoln).
Prendete le rate di rimborso dei finanziamenti e registratele all’inizio dell’anno per tutto l’anno. Idem per i canoni di affitto (attivi o passivi) e per le rate di leasing.
Fateci sapere per quali altre voci si può fare, così per esempio, e cosa ne pensate.