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  • Immagine del redattoreCarlo Carlotto

L’importanza dell’ordine nelle attività amministrative

Avete mai letto “Il magico potere del riordino” di  Marie Kondō?

Se sì speriamo che vi abbia fornito gli interessanti spunti che ha dato a noi.

Se no, fatelo.

Cosa c’entra il riordino con l’AFC (Amministrazione Finanza Controllo)? 

C’entra, c’entra e la dimostrazione di questa tesi è esattamente l’obiettivo di questo articolo.


Il magico potere del riordino

Se non abbiamo interpretato male, in sintesi, Marie Kondō afferma che l’ordine non riguarda solo l’aspetto fisico, ma influisce profondamente sulla mente e sull’efficienza. Lo stesso principio si può applicare alle attività amministrative. Un’archiviazione sistematica dei documenti, una contabilità ordinata e una gestione coerente delle cosiddette “pratiche”  possono liberare spazio mentale e aumentare la produttività. Ma … andiamo per ordine.


Chi ben comincia è alla metà dell’opera

La Treccani ci ricorda le Epistole (I, 2, 40) di Orazio.

Dimidium factiqui coepithabet : chi ha incominciato, ha già la metà dell’opera.

Si tratta proprio della sensazione che abbiamo avuto spesso, oltre che in varie situazioni della vita, nell’ambito della nostra esperienza lavorativa.

Abbiamo infatti imparato che anche le questioni apparentemente più aggrovigliate e incomprensibili si possono sciogliere con pazienza, un passo dopo l’altro, mettendo “in fila” cioè in ordine i singoli pezzi. La ricostruzione cronologica dei documenti risulta dunque essenziale e, a nostro avviso, costituisce anche una delle competenze che deve possedere il CFO


Come si mangia un elefante?

Il proverbio africano “Come si mangia un elefante? Un pezzo per volta” è una metafora utilizzata per esprimere l’idea che affrontare una grande sfida o un compito impegnativo può essere più gestibile se li si suddivide in piccoli pezzi. Si tratta cioè di trasformare un problema visto come monolitico in tante piccole parti più facili da affrontare e risolvere.

Dite che è un uovo di Colombo (tanto per rimanere nella metafora faunesca)?

Probabilmente sì ma da quanto abbiamo constatato in campo professionale ci pare che il concetto deve avere avuto qualche problema di diffusione.

 

Un puzzle

Comporre un puzzle è come tessere il filo della comprensione in una intricata tela di conoscenza. Le singole tessere rappresentano frammenti di informazione, come piccoli pezzi di un’enorme mappa intellettuale. Ogni tassello, con la sua forma unica, si collega in modo preciso a quelli circostanti, rivelando gradualmente il quadro complessivo.

Immersi nella sfida, siamo avvolti da un mare di dettagli, colori e sfumature. Il puzzle è un enigma da risolvere, un intricato labirinto da navigare con pazienza e attenzione. Come esploratori della conoscenza, cerchiamo connessioni, cerchiamo l’armonia tra le parti disperse.

Nella nostra ricerca, mettiamo insieme pezzi disparati, riconosciamo motivi ricorrenti e scopriamo la bellezza dell’interconnessione. Ogni tassello collocato è un passo verso la chiarezza, un piccolo trionfo nel processo di decifrare il mistero.

Comporre un puzzle è un atto di pazienza e dedizione, un balletto mentale che sfida e appaga simultaneamente. Quando l’ultima tessera trova il suo posto, la gratificazione è come vedere emergere un’immagine completa da un intricato disegno. È la realizzazione che la comprensione, come un puzzle ben assemblato, è il risultato di sforzi costanti e dell’abilità nel trovare la giusta collocazione per ogni singolo pezzo.

Ci è piaciuta così tanto la risposta di Chat Gpt che abbiamo deciso di riportarla integralmente (citando l’autore/l’autrice) e invitandovi a trasporla all’interno del mondo ancora e sempre più “scartoffistico” dell’amministrazione.


Qualche consiglio pratico

Crediamo di avere esaurito l’obiettivo di questo documento e cioè dimostrare come sia essenziale l’ordine nello svolgimento delle attività amministrative (e non solo, ovviamente).

Vogliamo però ancora aggiungere qualche minima indicazione pratica su attività, approcci e strumenti utili a trasferire nella propria vita lavorativa il concetto generale appena espresso.

Valutare e semplificare. Analizzare cioè le procedure amministrative e semplificare tutto ciò che può essere semplificato.

Categorizzare e archiviare. Dopo averli ordinati cronologicamente, organizzare documenti e transazioni in categorie chiare, semplificando la ricerca e la rilevazione di informazioni cruciali. 

Automatizzare processi ripetitivi. Non c’è bisogno di aggiungere altro al riguardo.

Monitorare e aggiornare regolarmente. È necessario mantenere un monitoraggio costante del sistema apportandovi miglioramenti e aggiornamenti quando necessario.

Avere pazienza

Leggere ad alta voce i contratti e i documenti in genere. La lettura ad alta voce (esofasica) aumenta in modo incredibile la comprensione dei testi e di conseguenza consente “prestazioni” migliori.

Coinvolgere l’intero team di lavoro. La condivisione dei metodi per organizzare e ordinare gli archivi con i propri collaboratori è fondamentale.

Empatizzare. L’empatia è cruciale perché consente di comprendere e condividere i sentimenti degli altri. Mettersi nei panni degli altri (in particolare delle controparti commerciali), considerare i loro punti di vista è di grandissimo aiuto anche in attività apparentemente aride come i rapporti d’affari. A proposito di empatia ed intelligenza emotiva consigliamo la lettura dell’omonimo saggio di Daniel Goleman.


Dunque: buon riordino!


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